Administratief Assistent - Antwerpen, België - Fedasil

Fedasil

Geverifieerd bedrijf

Antwerpen, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Fedasil kent materiële hulp toe aan **verzoekers om internationale bescherming en aan andere vreemdelingen die recht hebben op opvang ('Opvangwet' van 12 januari Het Agentschap organiseert, rechtstreeks of via zijn partners, kwaliteitsvolle opvang en begeleiding en staat ook in voor de observatie en oriëntatie van niet-begeleide minderjarige vreemdelingen (de 'NBMV'). Fedasil coördineert de organisatie van vrijwillige terugkeer naar de herkomstlanden. Het Agentschap ondersteunt de uitwerking en voorbereiding van het opvangbeleid en wil bijdragen aan een correcte beeldvorming, de maatschappelijke aanvaarding en de uitvoering van een rechtvaardig migratiebeleid.**

Fedasil zoekt een

**Administratief Assistent (m/v/x)**

**Voor de dienst Medische Coördinatie van Opvangregio Noord**

Interne / externe / werfreserve selectie

Referentienummer:

**Functie**

**Doel**

Als Administratief Assistent vorm je een integrale schakel in het medisch team van de regio. Je biedt administratieve ondersteuning aan de medische en verpleegkundige coördinator, en draagt bij aan de organisatie van de dienst.

**Context**

De dienst Regio Noord maakt deel uit van de directie Operationele Diensten op de hoofdzetel van Fedasil.

Regio Noord is verantwoordelijk voor de opvolging en ondersteuning van de goede uitvoering van het opvangbeleid en het beheer van alle opvangplaatsen in Vlaanderen en een gedeelte van Brussel. Deze plaatsen worden beheerd door Fedasil zelf, maar ook door het Rode Kruis Vlaanderen en OCMW's (lokale opvanginitiatieven).

Als Administratief Assistent maak je deel uit van Regio Noord binnen de directie Operationele Diensten. Je team bestaat uit een coördinerend arts, een verpleegkundig coördinator en twee mobiele verpleegkundigen.

**Inhoud**

Ondersteunen van de medische cel bij het uitvoeren van administratieve taken.

Begeleiden van de regioarts en verpleegkundig coördinator bij het zoeken naar informatie, inclusief proceduregegevens (zoals de status van de asielprocedure, aanvraag 9ter, transferaanvragen, adressen van asielzoekers, etc.), altijd met respect voor het beroepsgeheim.

Ondersteunen bij het voorbereiden van de vergaderingen van de medische staf (zoals het opstellen van verslagen).

Ondersteunen bij de voorbereiding en organisatie van opleidingen en vergaderingen (zoals het reserveren van zalen, versturen van uitnodigingen, registratie van inschrijvingen, etc.).

Up-to-date houden van de digitale kennisdatabank.

Organisatie van medische documenten, verslagen en tools op de gemeenschappelijke server.

Versturen en/of beschikbaar stellen van medische documenten, instructies, medische protocollen, informatieberichten, enz. aan de medische diensten van de federale centra en de medisch coördinatoren van de opvangpartners.

Bij verzoek van de medisch coördinator en/of het verpleegkundig personeel, bijstaan in andere administratieve taken indien nodig.

**Profiel**

**Diploma en ervaring**

Je hebt een diploma hoger middelbaar onderwijs, bij voorkeur in een administratieve/medische richting.

Aanvullende opleiding en/of ervaring in medisch secretariaatswerk is wenselijk.

**Technische vaardigheden**

**Vereisten**

Je bent bekend met het gebruik van veelgebruikte software zoals Word, Excel, PowerPoint en hebt ervaring met gegevensverwerking.

Je bent punctueel, goed georganiseerd en werkt grondig en systematisch.

Je kunt zelfstandig je werk organiseren en prioriteiten stellen.

Je hebt een analytische geest en kunt informatie samenvatten en op een duidelijke en eenvoudige manier overbrengen.

Je bent stressbestendig.

Je werkt graag in teamverband, bent flexibel en kunt je aanpassen aan de werkorganisatie van collega's en leidinggevenden.

**Troeven**

Een praktische kennis van het Frans en Engels is een pluspunt.

**Algemene competenties (voor medewerkers van de federale overheid)**
- In team werken_: Een teamgeest creëren en bevorderen door meningen en ideeën te delen en bij te dragen tot oplossingen bij conflicten tussen collega's.
- Klantgericht handelen_: Interne en externe klanten begeleiden op een heldere, integere en objectieve manier, hen een persoonlijke service bieden en goede contacten onderhouden.
- Betrouwbaarheid tonen_: Werken op een integere manier, volgens de verwachtingen van de organisatie, met respect voor vertrouwelijkheid en afspraken en zonder elke vorm van partijdigheid.
- Zichzelf ontwikkelen_ : Actief plannen en beheren van de eigen ontwikkeling in functie van de mogelijkheden, interesses en ambities en de eigen werking kritisch in vraag stellen aan de hand van nieuwe inzichten, ervaringen en kennis.
- Doelstellingen bereiken_: Zich inzetten en de wil en ambitie tonen om resultaten te behalen en garant staan voor de kwaliteit ervan.
- informatie analyseren_**: Gericht analyseren van gegevens en kritisch beoordelen van informatie.
- Problemen oplossen_: _Omgaan met en zelfstandig oplossen van problemen, zoeken van alternatieven en uitvoeren