Un-e Assistant-e Administratif-ve - Brussels, België - Université libre de Bruxelles

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Brussels, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

offre d'emploi 2024/043

La Faculté des Sciences de la Motricité - Service Kinésithérapie et Réadaptation recrute:
Un-e assistant-e adminsitratif-ve pour un CDI contractuel à temps plein

**Contexte**:
Le service de kinésithérapie et réadaptation, et ostéopathie, compte étudiant-es (BA1, BA2 et BA3), au sein d'une faculté des Sciences de la Motricité (1700 étudiant-es) qui est composée des service de kinésithérapie et réadaptation, ostéopathie et éduction physique.
Le poste est celui d'assistance administrative pour les bacheliers de kinésithérapie et réadaptation (BA1-BA3), et, ostéopathie (BA1-BA2).
L'assistant-e administratif-ve aide au bon fonctionnement du service sous la responsabilité du chef de service (SH/RO). Il/elle organise les horaires des travaux pratiques, les examens pratiques/théoriques, prépare les délibérations. Il/elle communique aux étudiant-es. Il/elle aide aux démarches administratives ainsi qu'à faire le lien organisationnel autour des projets pédagogiques (séminaires en Medical Humanities et Approche pédagogique du Raisonnement Clinique).

**Missions essentielles**:
1. Pour le service de kinésithérapie et réadaptation BA1, BA2, BA3 (et ostéopathie - BA1 et BA2) - Travaux pratiques:
Gestion des horaires de TP et répartition des étudiant-es selon la formation des groupes pour les BA1 (10 groupes devant réaliser 3 TP), BA2 (8 groupes devant réaliser 4 TP) et BA3 (5 groupes devant réaliser 13 TP)
Contact/organisation des « étudiant-es assistant-es » pour l'aide des assistant-es en TP
Communication/coordination avec étudiant-es, les assistant-es et avec les autres secrétariats de la faculté via mails/UV/ contact direct
Encodage des informations dans les programmes institutionnels (ecursus, Time edit, UV)
Recrutement et organisation des horaires des élèves-assistant-es qui aident aux TP et aux différentes fonctions du service
Organisation des listes de présence
Gestion présence des étudiant-es, rassemblement des notes de TP, organisation des examens de TP, préparation des délibérations
Organisation de permanences pour les étudiant-es
Appui aux activités d'aide à la communauté et communication vers l'extérieur
Tâches classiques de secrétariat (relations avec la formation continue,)

2. Pour le service de kinésithérapie et réadaptation - Aide au chef de service:
Aide administrative à la gestion et organisation des examens théoriques du service
Relai pour la communication entre les secrétariats

3. Pour le service de kinésithérapie et réadaptation - Aide au fonctionnement général:
**Permanence**: accueils étudiant-es, information et orientation, (mails/UV/)
Appui aux activités d'aide à la communauté et communication vers l'extérieur
Organisation d'événements - gestion des communication, présences et inscriptions (réunion de service, parfois en soirée, formation ergospirométrie,.... )

**Profil**:
Être titulaire d'un bachelier reconnu par la FWB dans le domaine administratif ou être titulaire d'un CESS avec une expérience pertinente dans le domaine administratif

**Connaissances et compétences générales**:
Avoir le sens de la communication tant à l'écrit qu'à l'oral
Capacité rédactionnelle et esprit de synthèse (mini rapports / correspondances).
Utilisation aisée de la suite Microsoft 365 (Outlook, Forms, Planner, Teams, Sharepoint, Word, Excel, etc) ainsi que leurs alternatives
Capacité à appréhender de nouveaux outils et technologies si nécessaire.
Savoir gérer les priorités (hiérarchisation des tâches)

**Connaissances et compétences spécifiques**:
Volonté de se former aux processus administratifs internes à l'ULB, en ce compris l'apprentissage de plateformes et logiciels dédiés (Time Edit, passnum, programmes institutionnels/ Outils de bureautique institutionnels)

**Qualités requises**:
Proactivité dans le suivi des dossiers et le respect des échéances
Sens de l'organisation et des responsabilités
Respect des consignes. Rigueur et précision
Facilité de contact, patience et courtoisie
Esprit de collaboration
Indépendance et autonomie

**Nous offrons**:
Un cadre de travail agréable et convivial au sein d'une institution avec des valeurs sociétales fortes
Un environnement de travail dynamique sur un campus universitaire
Une formation permanente
Un équilibre vie privée-vie professionnelle (possibilité de télétravail sous conditions)
Une échelle barémique conforme aux barèmes de la FWB qui tient compte de l'expérience acquise (sous conditions)
Des avantages extra légaux (régime de congés attrayant, possibilité d'affiliation à une assurance hospitalisation, pension complémentaire, intervention dans les frais de déplacement )

**Politique d'égalité des chances**:
**Aménagements raisonnables de la procédure de sélection**:
Vous êtes une personne en situation de handicap et souhaitez bénéficier d'aménagemen