Executive Assistant Haven Van Antwerpen vast - Berchem, België - EXPERT CENTRE VLAANDEREN NOORD

EXPERT CENTRE VLAANDEREN NOORD

Geverifieerd bedrijf

Berchem, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Functieomschrijving

Voor een wereldleider op gebeid van mouterij zoeken we een Executive Assistant. Je draagt discretie in hoog in het vaandel. Verder zal jij administratieve ondersteuning bieden aan de CEO. Meertaligheid ( NED - ENG- FR) is een absolute must Jouw verantwoordelijkheden zijn;
- Vergadering voorbereiden en organiseren (zaal, agenda's, uitnodigingen...)
- Telefoongesprekken behandelen volgens de instructies van de Group CEO
- Organiseren en assisteren bij alle reisverplichtingen voor, tijdens en na reizen van de Group CEO
- De agenda van de Group CEO beheren
- Administratieve taken in zijn naam archiveren (JDE, PO's, uitgaven...).
- Kopieën bijhouden (scannen) van alle door de CEO ondertekende documenten
- Inventaris bijhouden van kantoorbenodigdheden
- Toezicht houden op de receptiemedewerkers
- Zorgen dat alles netjes en ordelijk is
- Efficiënte en kost besparende verbeteringen doen
- ...

Profiel

Wie zoeken we?
- Je hebt minstens 5 tot 10 jaar ervaring binnen een rol als Executive Assistant of Personal Assistant. Liefst in een multinationaal bedrijf.
- Meertalig; Je spreekt, schrijft en begrijpt vloeiend Nederlands, Engels en Frans.
- Heb je een Bachelor in officemanagement of gelijkwaardig door ervaring?
- Je hebt een goede kennis van het Officepakket (Word, Excel, Powerpoint en outlook)
- Hoofd en bijzaken weet je te onderscheiden, je bent een echte multitasker.
- Je weet het hoofd koel te houden in de drukte van de dag
- Verder ben je loyaal, empathisch en een initiatiefnemer
- Tot slot kan je discreet te werk gaan.

Jobgerelateerde competenties
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen,... van documenten
- Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
- Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
- Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen,...)
- Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- De activiteiten van een team coördineren
- De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
- Personen onthalen en hun vraag identificeren

Aanbod

Wat mag jij verwachten?
- Meteen een vast contract
- Je komt terecht in een multinationaal bedrijf
- Verloning afhankelijk van ervaring aangevuld met extralegale voordelen o.a. Maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering, groepsverzekering, etc.

Plaats tewerkstelling

2030 ANTWERPEN

Vereiste studies
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (goed)
- Frans (goed)
- Nederlands (goed)

Contract
- Vaste Job
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 2030 ANTWERPEN