Management Assistant - Elsene, België - Vrije Universiteit Brussel

Vrije Universiteit Brussel

Geverifieerd bedrijf

Elsene, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**1 - Werken bij de VUB**:
De **Vrije Universiteit Brussel** staat al 50 jaar voor vrijheid, gelijk(waardig)heid en verbondenheid en dat leeft sterk op onze campussen bij zowel studenten als personeel. Bij de VUB vind je een diverse verzameling aan persoonlijkheden: innovators pur sang, maar vooral **mensen die 100% hun authentieke zelf zijn**. Met meer dan** 4000 medewerkers** zijn we de **grootste Vlaamstalige werkgever in Brussel**; een internationale stad waarmee we ons maar al te graag verbinden en waar(rond) onze 4 campussen gelegen zijn.
De VUB is bovendien lid van EUTOPIA, een alliantie van 10 gelijkgestemde Europese universiteiten, alle tien klaar om zichzelf opnieuw uit te vinden.

Binnen de VUB is de Directie ICT verantwoordelijk voor de centrale ICT-services. Dit omhelst o.a. digital workplace support, het onderhouden en uitbaten van systemen voor onderwijsadministratie en -ondersteuning, onderzoeksadministratie, netwerkbeheer, enzDe Directie ICT telt momenteel een 90-tal medewerkers, en is op zoek naar een **Management Assistant** ter opvolging van een collega die met pensioen gaat.

**2 - Functiebeschrijving**:
Heb je een sterke voeling heeft met de uitdagingen van een administratieve organisatie en kan je vlot overweg met de toepassingen die bij een moderne administratieve organisatie komen kijken?
Mede dankzij jou draait de Directie ICT administratief en logistiek op wieltjes

Samen met je collega management assistant zorg je ervoor dat de administratie in de breedste zin van het woord vlot verloopt en ben je het aanspreekpunt voor onze medewerkers. Je rapporteert aan teamleader Bernadette Van Gansbeke.

Een greep uit jouw takenpakket:
Administratief
- Je bent verantwoordelijk voor het beheer en de opvolging van contracten en bestellingen, en houdt de CIO en/of afdelingshoofden van de dienst proactief én tijdig op de hoogte van administratieve mijlpalen zoals contractverlengingen, -stopzettingen, enz
- Je volgt administratief de prestaties van externe consultants op, en zorgt ervoor dat hun timesheets overeenstemmen met gerelateerde bestelbonnen en facturen.
- Je doet de input van allerhande facturen, bestellingen, onkostennota's,
- Eenvoudige offertes vraag je zelfstandig aan (met inhoudelijke input van de CIO of afdelingshoofden) en volg je proactief op.
- Je zorgt voor de aankopen van o.a. kantoor
- en keukenmateriaal, catering,die je tevens beheert en opvolgt

Events en communicatie
- Je draait je hand niet om voor de organisatie van een event, dit kan gaan van een after-work drink over een tweedaags seminarie voor het ICT-management op verplaatsing tot een teambuildingsdag voor de hele afdeling.
- Je stelt interne communicatie op voor ons intern DICT-intranet.

Dagelijkse organisatie:

- Je behandelt de correspondentie, staat in voor het regelen van bepaalde vergaderingen en de bijhorende notulen die je helder samenvat.
- Verder zorg je voor de administratieve en logistieke ondersteuning bij on
- en offboarding van collega's.
- Onze werkplek is ordelijk en net, en je zorgt ervoor dat dit ook zo blijft. Collega's die zich niet aan de "house keeping" regels houden krijgen met jou te maken

Je collega's optimaal ondersteunen in hun werkomgeving, dat is jouw specialiteit Weten welke koekjes en koffie er in huis moet zijn tot net die ideale locatie vinden voor events, je voelt behoeften haarscherp aan en vindt het leuk om uitdagingen te detecteren en proactief oplossingen te bedenken. Verschillende balletjes in de lucht houden is helemaal je ding. Krijg je na het lezen van deze vacature vooral veel goesting om erin te vliegen?
Dan zijn wij misschien wel de perfecte match

Voor deze functie is je standplaats de campus Etterbeek, in combinatie met thuiswerk.

**3 - Profiel**:
Wat verwachten wij van jou?
- We zoeken iemand met minstens een diploma hoger secundair, graduaat of bachelor.
- Idealiter heb je al gewerkt als management assistant op directieniveau. Een gezonde dosis ambitie kan ons ook wel smaken. Als je denkt dat je klaar bent om op dit niveau te werken, waag dan je kans
- Ervaring in de ICT-sector of in een ICT-afdeling is geen must, maar wel een troef (ons taalgebruik is soms nogal technisch).
- Je hebt goede verbale en schriftelijke communicatievaardigheden, zeker in het Nederlands en in het Engels.
- Je hebt een degelijke kennis van het gebruik van de courante officetoepassingen (o.a. Office365,) en je bent snel vertrouwd met nieuwe programma's.
- Je hebt voldoende voeling met administratieve processen in een organisatie, financiële administratie en cijfers schrikken je niet af (integendeel).
- Je vindt orde, netheid, structuur en nauwkeurigheid in het volbrengen van taken zeer belangrijk.
- Plannen en organiseren is jouw ding.
- Je bent hands-on, oplossingsgericht en proactief, en kan snel schakelen tussen taken en rollen als het nodig is
- Je bent zowel een teamplayer - je gaat graag met mensen om en helpt iedereen spontaan en steeds met een glimlach verde