Management Assistent Full Time/part Time - Gent, België - Thursday

Beschrijving

Functieomschrijving

Als management assistent ben je de rechter
- en linkerhand van de directie. Je werkt in een jong en groeiend bedrijf, dus veelzijdigheid is een must. Je ontlast de directie van administratieve en organisatorische werkzaamheden en helpt de directie om productief en succesvol te zijn. Je coördineert de back office van het bedrijf.

Je taken.
- Je overziet en coördineert de werking van de back office en brengt vanuit je ervaring verbeteringen aan.
- All round administratie, onkosten bijhouden, meetings of hotels boeken, bijhouden verlofadministratie, inplannen opleidingen,
- Voor projecten plan je ook medewerkers in.
- Je begeleidt nieuwe werknemers om hun 'draai' te vinden in het bedrijf en hen wegwijs te maken in de procedures van het bedrijf.
- Je kijkt voortdurend naar verbeteringen die het bedrijf helpen in de verdere professionalisering.
- Je volgt de dagdagelijkse cashflow op (ontvangsten en betalingen) en zorgt dat de directie dagelijks een accuraat overzicht heeft.

Wie zijn wij?

Oh My Party realiseert exclusieve event
- en feestylings, hoofdzakelijk voor B2B-klanten.

We zijn een jong, sterk groeiend bedrijf, dat volop in de transformatie zit naar meer structuur en procesmatig werken.

Onze ideale kandidaat is in staat rust en orde te scheppen, zonder de 'georganiseerde chaos' te breken, die eigen is aan het creatieve proces van onze stylisten en designers.

Profiel

Profiel.
- Je hebt een vriendelijke en positieve attitude.
- Je hebt 10 jaar ervaring in de coördinatie van back office activiteiten.
- Je bent ruimdenkend en hebt graag een uitdaging.
- In de drukte van een creatieve omgeving kan je de rust bewaren in het team, dankzij jouw uitmuntende organisatie skills en administratieve vaardigheden.
- Je bent zorgzaam, ondersteuning bieden geeft je energie.
- Je hebt een sterk probleemoplossend vermogen, can do mentaliteit.
- Je kan zelfstandig werken, organiseren, prioriteiten stellen en delegeren indien nodig.
- Je bent communicatief vlot in Nederlands (Frans en Engels zijn een plus want we groeien)

Jobgerelateerde competenties
- Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
- Verplaatsingen van de verantwoordelijke of van teamleden organiseren
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen,... organiseren en opvolgen
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
- Brieven, verslagen, nota's,... opstellen en redigeren

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Zelfstandigheid
- Samenwerken

Aanbod

Wat geven wij?
- Een leuke en dynamische werkomgeving
- Actief betrokken bij alle werkzaamheden van het bedrijf en de opportuniteit om mee te denken. Voor ons is een management assistent veel meer dan iemand die louter administratie doet.
- Marktconform loon
- Ecocheques
- Recuperatiedagen
- 100% tussenkomst openbaar vervoer
- 5 extralegale verlofdagen
- Welzijnsbudget van 400€/jaar
- Flexibele uren indien gewenst
- Homeworking mogelijk

Plaats tewerkstelling

Charle de Kerkhovelaan GENT
- Toon op kaart

Bijlage: Vacature management
PDF

Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten

Werkervaring
- Minstens 5 jaar ervaring

Talenkennis
- Engels (goed)
- Frans (in beperkte mate)
- Nederlands (goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Deeltijds - 38 uren per week, te presteren in 5 dagen
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Charle de Kerkhovelaan GENT