Administratief Medewerker Voor Gevarieerd - Leuven, België - VLAAMS INTERUNIVERSITAIR INSTITUUT VOOR BIOTECHNOLOGIE - FLANDERS INTERUNIVERSITY INSTITUTE FOR BIOT

Beschrijving

Het VIB Centrum voor Hersenonderzoek bestaat uit 14 dynamische onderzoeksgroepen en technology units met meer dan 300 onderzoekers die de werking van de hersenen en de oorzaken en mogelijke behandelingen van neurodegeneratieve aandoeningen bestuderen.

Het Center zal binnenkort uitgebreid worden met nieuwe onderzoeksteams. Daarnaast breiden wij ook ons seminarieprogramma uit. Daarom zijn we op zoek naar een enthousiaste voltijds administratief medewerker die zelfstandig enkele van onze teams zal ondersteunen alsook de organisatie en coördinatie van de verschillende seminaries in goede banen zal leiden tezamen met een ervaren collega.

**Functie**

Het takenpakket voor de ondersteuning aan onderzoeksteams ziet eruit als volgt:

- Je beheert de agenda van de groepsleider en behandelt het daar bijhorende telefoon
- Je staat in voor de verwerking en opvolging van bestellingen en financiële verrichtingen via 2 ERP-systemen (SAP en ABW). Je bewaakt het overzicht over de kredieten en rapporteert hierover.
- Je neemt een deel van de financiële administratie op je, o.a. de verwerking van onkostennota's, visa transacties en interne doorrekeningen.
- Je neemt een brede waaier van administratieve taken op je: o.a. plannen van vergaderingen, organiseren van meetings, boeken van business trips en registreren van deelname aan conferenties, verwelkomen van nieuwe medewerkers, organiseren van het programma van bezoekers, nationale en internationale verzendingen en briefwisseling, klassement allerhande, up-to-date houden van publicatielijsten.

Op niveau van het Center zal je ingeschakeld worden in de organisatie van twee seminarieprogramma's. Dit houdt enerzijds in de interne communicatie verzorgen en agenda opstellen, en anderzijds de bezoeken van onze externe sprekers van A tot Z op een klantvriendelijke manier verzorgen.

Als lid van de centrale administratie-eenheid fungeer je ook als back-up voor het reeds uitgebreide administratief team bij afwezigheden, en word je ingeschakeld bij het waarnemen van het centrale onthaal (receptiedesk).

**Profil**:

- We zoeken een enthousiaste professionele bachelor met een sterke administratieve en/of financiële focus, of een professionele bachelor in event management die bereid is zich te engageren in ons center.
- Je hebt bij voorkeur 2-4 jaar ervaring in een gelijkaardige functie of je bent een gedreven en leergierige starter die via zelfstudie en opleiding snel is ingewerkt.
- Je werkt efficiënt en zeer nauwkeurig en hebt een uitgebreide kennis van het hele Office-pakket. Kennis van SAP en financiële processen is een pluspunt maar geen must.
- Je bent sterk in organiseren, beheren en structureren van informatie.
- Je bent positief ingesteld, stressbestendig en kan je vlot aanpassen aan wijzigende omstandigheden.
- Je bent loyaal en discreet;
- Je werkt graag zelfstandig en houdt ook van een open, collegiale samenwerking in teamverband;
- Je bent vlot Nederlands
- en Engelstalig, zowel in spreken als in schrijven.