Management Assistant - Antwerpen , België - Randstad

Beschrijving

Een bedrijf actief in de distributie van artikels voor o.m. doe-het-zelven, tuinieren en decoratie te Antwerpen-Noord is op zoek naar een voltijds management assistant met facilitaire taken. Je staat in deze job zowel de COO als de Facilitair manager bij in de dagelijkse werkorganisatie. Meer bepaald sta je in voor het verzamelen van gegevens, registreren, klassen en beheer ervan en de samenstelling en opvolging van dossiers.

Volgende taken behoren tot jouw takenpakket:
1) Ondersteuning van de COO:
- Beheer van de lopende zaken
- Beantwoorden van vragen van je leidinggevende/andere interne en externe vragen
- Ontvangen en filteren van brieven, e-mails, faxen en telefoons + opvolging ervan nadien
- Opstellen van correspondentie en de vertaling ervan
- Organiseren van vergaderingen en conferenties: voorbereiding en maken van notules
- Opvolging van bepaalde dossiers

2) Ondersteuning van de Facilitair Manager:
- Ondersteuning bij de dagelijkse werkorganisatie
- Opvolgen van dagelijkse interventieaanvragen bij de leveranciers die per mail toekomen vanuit de winkel
- Beheer van de lopende facilitaire zaken + deze toevoegen in Excel
- Op termijn zal je ook zelfstandig kunnen beslissen om opdrachten te laten uitvoeren
- Strikte opvolging van klassement en dossiers
- In afwezigheid van de FM: zelf beslissingen maken in samenspraak met de COO

Tot slot sta je ook in voor volgende taken:
- Aanspreekpunt vormen voor de verzekeringsdossiers (contacten met winkels/klanten en makelaars)
- Opvolgen van de autovloot (PV's, tankkaarten, autoverzekering, bestelwagens voor de winkels)
- Opvolging mobiele telefonie (gsm's, abonnementen)

Je kan hiervoor vlot schakelen tussen de noden van de verschillende winkels.

ervaring

3-5 jaar

taken

Vertalen / vertaalwerk

Agenda beheren en plannen

Administratieve dossiers samenstellen

Notities nemen
jouw aanbod Bachelordiploma (secretariaat talen of management assistent) + minstens 2 jaar ervaring in een soortgelijke functie
- Zeer goede mondelinge en schriftelijke kennis Nederlands en Frans
- Reeds ervaring in de facilitaire wereld of verzekeringen? Of reeds ervaring met werken met macro's? Dit is een extra troef
- Behendig met computerprogramma's en courante software, zoals Windows Office 365 (met name Word, Powerpoint en Excel)
- Communicatief vaardig en klantgericht + organisatorisch zeer sterk
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
- Naast de nauwe samenwerking met de COO en FM, kan je ook volledig zelfstandig aan de slag
- Je bent, indien nodig, flexibel in je werkuren en af en toe op verplaatsing gaan, vormt geen probleem voor je

opleiding

Professionele bachelor
ons aanbod- Job met ruimte autonomie en verantwoordelijkheidszin
- Meteen een vast contract
- 6 ADV-dagen per jaar
- Voltijdse tewerkstelling, maar een 4/5e contract is ook bespreekbaar
- Aantrekkelijk loon, aangevuld met extralegale voordelen, zoals maaltijd- en ecocheques, pensioensparen en hospitalisatieverzekering
- Kantoor vlot bereikbaar met zowel auto als openbaar vervoer