Office Coördinator Outplacement - Brussels, België - ITZU Recruitment & Selection

ITZU Recruitment & Selection

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Functieomschrijving
- Je beheert de aanvragen van klanten ikv individueel ontslag: je coördineert de verschillende aanvragen, je informeert klanten over het wettelijke kader en de begeleidingsmogelijkheden, je maakt offertes en volgt deze verder. Je bent het eerste aanspreekpunt en klankbord voor betrokken werknemers en beheert de verschillende workflow 's die hieraan verbonden zijn.
- Je neemt van A tot Z de coördinatie op van diverse dossiers i.k.v. faillissementen: je analyseert het dossier, je plant een vlotte opstart in overleg met VDAB, je beheert de nodige documenten, je legt de eerste contacten met de betrokken werknemers, registreert informatie in verschillende systemen. Je zorgt je voor de nodige opvolging, volledigheid en juistheid van attesten en dossiers.
- Je beantwoordt de eerste vragen van kandidaten en voorziet hen van de juiste informatie aangaande hun rechten, het verloop van de begeleiding en de opstart.
- Je fungeert als intern aanspreekpunt wanneer het over systemen gaat (project
- en datamanagementsysteem, online leerplatform, registratiesysteem van VDAB). Hierin mag je zeker meedenken om processen en het gebruik van systemen te optimaliseren.
- Je zorgt voor een vlotte communicatie met alle betrokken partijen (werkgevers, werknemers, coaches) en belangrijke stakeholders (VDAB, Forem, sectorfondsen, sociaal secretariaten, )
- Je neemt de logistieke coördinatie ter harte: Je zoekt geschikte lokalen voor infosessies, begeleidingen en meetings, plant deze in en coördineert het geheel.
- Je geeft algemene administratieve ondersteuning, verzekert een goede praktische organisatie en wordt flexibel ingezet in verschillende opdrachten.
- Je werkt nauw samen met je collega Office Assistent, onze vaste en freelance consultants.
- Je rapporteert aan de Teamverantwoordelijke Outplacement en Loopbaanmanagement Limburg

Profiel
- Je hebt een Bachelor diploma in een administratieve richting of bent gelijkwaardig door ervaring
- Je denkt graag commercieel mee met klanten en werkt resultaatgericht
- Je bent empathisch en kan je goed inleven in de situatie van werknemers die betrokken zijn in een faling, herstructurering of individueel ontslag
- Je bent goed tweetalig NL/FR, zowel gesproken als geschreven
- Je houdt ervan om diverse (telefonische) contacten te hebben, te luisteren en mensen op weg te zetten
- Je werkt graag projectmatig en bent vertrouwd met het plannen en uitvoeren van projecten van uiteenlopende omvang en complexiteit
- Je bent een krak in het coördineren, weet in een veelheid van taken overzicht te bewaren en prioriteiten te bepalen
- Je bent leergierig en kan je vlot inwerken in diverse systemen
- Je bent ondernemend, hands-on, doet voorstellen tot verbetering
- Je werkt graag in teamverband, maar kan ook zelfstandig goed aan de slag

Jobgerelateerde competenties
- Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen,...)
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
- Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- De activiteiten van een team coördineren
- Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
- De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
- Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen,... van documenten
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod
- Je kunt rekenen op professionele ondersteuning en expertise van je collega's en het projectteam. Dit vertaalt zich o.a. in een warm onthaal en fijne werksfeer. Uitwisseling en intervisie momenten staan bij ons centraal, zodat je kunt blijven groeien.
- Binnen je functie krijg je veel autonomie en ruimte tot eigen inbreng. Tegelijk maak je deel uit van een fijn en warm team met veel expertise. Je hebt in de andere hub in Beerse een vaste sparringpartner, waarop je kan terugvallen.
- Je krijgt de mogelijkheid om mee te werken aan nieuwe programma's en boeiende inhoudelijke projecten.
- Wij bieden een voltijds contract van onbepaalde duur, 4/5e is bespreekbaar, met een sa

Plaats tewerkstelling

3500 HASSELT

Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Contract
- Vaste Job
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 3500 HASSELT