Gestionnaire Administrative de Programmes - Louvain-la-Neuve, België - UCLouvain
Beschrijving
L'UCLouvain recrute un-e Gestionnaire administrative de programmes étudiant-es et gestionnaire administrative (H/F/X)**Référence du poste**: SF 35285
Publication interne et externe jusqu'au 21/05/2023
Pour la Louvain School of Management (LSM), du Secteur des sciences humaines (SSH)
**Site principal**: Louvain-la-Neuve
Contrat au cadre, à temps plein, pour une durée déterminée (environ 6 mois)
**Entrée en fonction**: dès que possible
Fonction
1. Au sein de l'équipe Student Office de la Louvain School of Management (LSM), la Gestionnaire administrative de programmes étudiants (50%) a pour mission, en interaction et collaboration avec l'équipe, la gestion administrative des parcours/programmes pour les étudiant-es en Master en sciences de gestion.
- Accueil:
Accueil, contact et conseils aux étudiants sur les démarches administratives et les programmes
Assurer des moments de permanence pour répondre aux questions des étudiants
- Gestion du parcours étudiant:
Prise en charge de la gestion administrative du parcours étudiant-es (inscriptions aux cours, inscriptions aux examens, délibérations, diplomation)
Diffusion des informations auprès des étudiants
Participation au comité de cycle et rédaction de PV (4X/an)
- Support administratif:
**Support administratif aux dossiers transversaux de l'équipe**:
- Mémoire
- Stage
- Modifications web
- Graduation ceremony
- Autres
Participation aux réunions d'équipe et de service
Support administratif dans des autres services de LSM selon les besoins
2. Au sein de l'équipe School Office de la Louvain School of Management (LSM), la Gestionnaire administrative (50%) fournit un support administratif à toute la faculté.
- Assistante du Doyen et de la Directrice Administrative:
Préparation de réunions, notamment le bureau de faculté et le conseil de faculté, en concertation avec le doyen et la présidence du conseil de faculté : préparation de l'ordre du jour, collecte et envoi de documents, archivage, suivi des mandats, aspects logistiques
**Constitution des dossiers**: préparation des documents et suivi des réunions ; prise de notes et rédaction de documents
**Assistance rigoureuse dans les suivis**: rôle de mémoire et de rappel
**Gestion des documents**: classement et archivage (papier et numérique)
**Gestion de l'agenda**: prise de rendez-vous et organisation de réunions
Rédaction de courriers à partir d'informations succinctes, préparation des documents utiles
- Assistance logistique au décanat avec des autre membres de l'équipe LSM Support
Gestion des bâtiments et des locaux
Accueil des nouveaux membres du personnel
- Gestion de la boite mail LSM Support avec des autres membres de l'équipe LSM Support
- Support mise à jour du site intranet et des projets de communication interne
Cette description de fonction n'est pas exhaustive et est susceptible d'évoluer en fonction des besoins de l'entité.
Qualifications et aptitudes requises
Diplôme de niveau bachelier ou expérience dans l'institution
Maîtrise de l'anglais indispensable (niveau B2 minimum)
Maîtrise des outils informatiques bureautiques (excel, word, outlook, ) et intérêt et facilité à acquérir la maîtrise d'autres logiciels (EPC, OSIS, FMpro, )
Sens des responsabilités, fiabilité et rigueur
Respect des procédures
Capacité à travailler en équipe
Disponibilité, capacité de communication et sens du contact développé
Très bonne gestion du temps et des priorités
Capacité à travailler dans l'urgence
Sens du service
Capacité d'adaptation
Discrétion
Autonomie, polyvalence et proactivité
Flexibilité horaire à certains moments (lors des délibérations et autres évènements facultaires)
L'UCLouvain met en œuvre une politique RH qui promeut l'égalité des genres, veille à l'égalité des chances et est attentive et respectueuse de la diversité et à l'égalité des chances.
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