Onthaal Medewerker Management Assistant - Lille, België - SUNTECHNICS ENERGY SYSTEMS

Beschrijving

Je speelt een belangrijke rol in het gastvrij ontvangen van bezoekers, sollicitanten, klanten, partners en leveranciers. Daarnaast ben je het eerste aanspreekpunt voor collega's en klanten. Dit zowel via mail, telefonisch als face-to-face. Je weet hier discreet en gepast mee om te gaan en je kan zelf je priors goed bepalen.
Het spreekt voor zich dat je dit alles doet met een enthousiaste en vrolijke ingesteldheid.
Je ontfermt je met het HR team over de onboarding van nieuwe collega's. Je geeft ze een warm onthaal, je deelt een korte presentatie over praktische zaken binnen IZEN in combinatie met een rondleiding doorheen IZEN.
Daarnaast ondersteun je het HR team ook in het wagenpark beheer met je administratieve skills.

Als rechterhand van de perimeter directeur ben je verantwoordelijk voor het ondersteunen van het hoger management en het stroomlijnen van de dagelijkse gang van zaken. Hiervoor werk je vaak nauw samen met andere medewerkers en afdelingen binnen het bedrijf om de beste ondersteuning te bieden aan het management.

Een greep uit jouw takenpakket:

- Eerste aanspreekpunt voor collega's, klanten, leveranciers, partners,.
- Je zorgt voor een vriendelijke eerstelijnstelefonie waarbij je dispatcht waar nodig
- Je beheert en verwerkt de inkomende en uitgaande correspondentie (mail, post & intranet berichten)
- Je beheert de voorraad van het kantoormateriaal voor de gehele organisatie. Je detecteert de noden en bestelt tijdig kantoormateriaal
- Je stelt prioriteiten in het takenpakket waarbij dagelijks nieuwe uitdagingen tevoorschijn komen
- Je bent de rechterhand van het HR team voor alles omtrent het wagenpark binnen IZEN
- Je stuurt het poets team aan en zorgt voor een back-up tijdens vakantie periodes
- Je bent de rechterhand van de perimeter directeur en biedt de nodige ondersteuning in het:

- Organiseren van meetings
- Voeren van communicatie
- Boeken van zakenreizen
- Opmaken van presentaties
- Beheren van de mailbox
- Administratieve taken
- Je fungeert als verbindingspunt tussen het management en andere afdelingen binnen het bedrijf
- Je ondersteunt het HR team in het onboarden van nieuwe collega's door middel van een presentatie en rondleiding

**Profil**:

- Je bent in het bezit van een Bachelor of hebt reeds een eerste relevante werkervaring achter de rug
- Je hebt een zeer goede kennis van het Nederlands en het Engels, zowel schriftelijk als mondeling. Frans is een plus maar geen vereiste
- Je bent klantvriendelijk en werkt gestructureerd en nauwkeurig
- Je haalt energie uit het ondersteunen en verder helpen van andere