Onthaal/administratief Medewerker - Sint-Michiels, België - Heidehuis vzw

Beschrijving

Functieomschrijving

Receptie en onthaal
- Telefoonpermanentie
- Ontvangen van bezoekers netwerk
- Onthaal op vormingen
- Klaarzetten en opruimen zalen
- Opvolgen dagelijkse werking (contracten, bestellingen, afspraken herstellingen, logistieke taken)

Administratieve taken
- Inschrijvingen vormingen, verwerken en opvolgen (mails beantwoorden, factureren, betalingen opvolgen, evaluaties verwerken en registratie)
- Voorbereiden materiaal vormingen (aanwezigheidslijsten, attesten, presentaties uitprinten)
- Vrijwilligersadministratie
- Agenda verhuur zalen bijhouden + opvolging
- Nieuwsbrief opmaken
- Website onderhouden
- Flyers en uitnodigingen activiteiten ontwerpen
- Voorbereiden jaarverslag
- Verwerken personeels
- en loonadministratie ism sociaal secretariaat
- Opvolgen boekhouding: Betalingen, facturatie en input boekhouding

Ondersteunende taken
- Administratieve ondersteuning van de collega's
- Ondersteuning collega's op vlak van IT

Profiel
- Bereidheid om zich in te werken in de specifieke reglementering en wetgeving omtrent erkenning en subsidiëring van palliatieve zorg, de vzw wetgeving, giften, legaten, KMO portefeuille
- Kennis boekhouding (programma Expert M kennen is een meerwaarde)
- Basiskennis personeelsadministratie
- Goede kennis MS Office (in het bijzonder Excel)
- Cliëntgericht
- Sociaal
- en communicatievaardig
- Teamspeler, bereidheid om nauw samen te werken met collega's
- Zelfstandig en nauwkeurig werken
- Stressbestendig
- Flexibiliteit

Jobgerelateerde competenties
- Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen,... organiseren en opvolgen
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Personeelsdossiers administratief opvolgen
Aanwervingen en opleidingen logistiek organiseren
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Brieven, verslagen, nota's,... opstellen en redigeren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren

Persoonsgebonden competenties
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Analyseren
- Digitaal denken
- Kritisch denken
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Flexibiliteit
- Klantgerichtheid

Aanbod

Zeer gevarieerde en boeiende job

Marktconform verloningspakket

Onmiddellijke indiensttreding mogelijk

Plaats tewerkstelling

Heidehuis vzw
Fazantendreef SINT-MICHIELS
- Toon op kaart

Vereiste studies
- Prof. bach. Bedrijfsmanagement

Werkervaring
- Minstens 2 jaar ervaring

Talenkennis
- Frans (goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Deeltijds - 28 uren per week, te presteren in 4 dagen
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Fazantendreef SINT-MICHIELS