Office Manager - Bruxelles Etterbeek, België - Ambassade d'Andorre

Beschrijving

**Description**

Pour son secrétariat, l'Ambassade de la Principauté d'Andorre au Benelux et Mission auprès de l'Union européenne recrute un.e Office Manager (FR / EN / CAT). L'Office Manager exerce ses fonctions avec le soutien de l'assistant.e administratif/ve.

**Résumé du poste**

Dans le cadre de vos fonctions, vous ferez partie d'une petite équipe dynamique et serez chargé de l'organisation du fonctionnement de l'Ambassade.

Il s'agit notamment de:

- La gestion comptable de l'Ambassade (encodage de paiements, suivi des factures, envoi et encodage des factures selon les instructions de la Capitale)
- La gestion et le suivi des contrats de l'Ambassade et de la Résidence du Chef de Mission, le contact avec les différents fournisseurs et prestataires de services
- L'appui à la préparation du budget annuel de l'Ambassade
- Les commandes de fournitures de bureau et autre matériel nécessaire pour l'Ambassade et la Résidence
- L'accueil physique et téléphonique
- La réception, l'envoi et la gestion du courrier postal et des courriels. L'encodage des documents dans le système
- La rédaction de lettres et de documents administratifs en anglais et en français, idéalement également en catalan
- L'archivage et la mise à jour des dossiers, des correspondances et de la base de données
- L'appui logistique et administratif au Chef de Mission et à son équipe
- La tenue à jour rigoureuse de l'agenda du Chef de Mission et de l'Ambassade et l'organisation de réunions
- Effectuer des réservations (transports, hôtellerie, etc.) et préparer les déplacements du Chef de Mission et de son équipe (programme, réservations)
- La demande de badges et accréditations pour le Chef de Mission et les diplomates
- La préparation des programmes et organisation de la logistique lors des visites officielles
- Le contact avec les différentes administrations, ambassades et missions, et l'administration belge
- La participation à la préparation des réceptions et événements organisés par l'Ambassade
- La participation à la gestion des réseaux sociaux de l'Ambassade
- L'assistance au Chef de Mission dans sa vie de tous les jours en Belgique

Cette liste n'est pas exhaustive car le secrétariat se charge de l'ensemble de la logistique de l'Ambassade.

**Profil (qualifications requises et expériences)**
- La maîtrise de la suite Microsoft Office (Word, Excel, Power Point et Access)
- La méthode, l'organisation, la rigueur et une bonne perception des priorités
- La polyvalence, la facilité d'adaptation et l'autonomie
- La capacité de travail en équipe
- Un excellent sens relationnel
- La pratique courante, écrite et orale, du français, de l'anglais et du catalan
- Idéalement, une expérience professionnelle précédente en tant qu'assistant.e de direction (une expérience dans la diplomatie ou au sein des institutions européennes est un plus)

L'Office Manager doit être une force de proposition, nous apprécierons qu'il/elle soit en attitude de veille et de suggestions d'idées. La discrétion et la confidentialité sont des qualités essentielles.

**Conditions**

Type de contrat : CDD mois) pouvant aboutir à un CDI

Régime : Temps plein (38h/semaine)

**Avantages du poste**
- Chèques repas d'une valeur journalière de 8€ et eco chèques
- Prise en charge du forfait de transport
- Assurance hospitalisation

**Modalités de recrutement**

Type d'emploi : Temps plein, CDD
Durée du contrat : 18 mois

Salaire : à partir de 2 000,00€ par mois

Avantages:

- Aide au transport quotidien
- Assurance hospitalisation
- Chèques repas
- Éco-chèques
- Jours de congés supplémentaires

Programmation:

- Lun-Ven
- Travail de jour

Langue:

- Français C1, anglais C1, catalan C1 (Requis)

Permis/certificat:

- titre de séjour (Requis)

Lieu du poste : En présentiel

Date de début prévue : 18/03/2024