Event Coordinator - La Hulpe, België - Dolce by Wyndham La Hulpe Brussels

Dolce by Wyndham La Hulpe Brussels
Dolce by Wyndham La Hulpe Brussels
Geverifieerd bedrijf
La Hulpe, België

2 weken geleden

Sophie Dubois

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Sophie Dubois

beBee Recruiter
Beschrijving
Situé au coeur de la Forêt de Soignes, à l'intersection de la Wallonie, de la Flandres et de Bruxelles, le Dolce by Wyndham La Hulpe Brussels offre de nombreuses possibilités pour permettre aux membres d'une équipe, à des amis ou aux familles de se réunir dans des conditions optimales de sécurité et de confort au contact de la nature pour stimuler l'échange et l'inspiration.

L'hôtel 4* inclut un restaurant de 1000m2 et 264 chambres et suites au décor contemporain offrant des vues apaisantes uniques sur la forêt de Soignes. Des activités sportives et récréatives sont également proposées sur site (piscine intérieure avec terrasse, sauna, hammam, Spa Cinq Mondes, terrains de tennis extérieurs, parcours santé en forêt ) ainsi que dans les proches environs (balade à pied, en vélo ou en trottinette électrique vers le Parc Solvay, la Fondation Folon ou Waterloo.)

Le centre de conférence de 4500 m2 est réparti en 40 salles de séminaire de 40 à 750m2 dont 2 auditoriums (150 et 500 sièges). Chaque espace bénéficie d'un système de ventilation performant et est équipé de technologies de pointe, permettant l'organisation de réunions hybrides. Les nombreux et larges espaces extérieurs démultiplient les possibilités.

L'event support est la personne clé au sein de l'hôtel. Elle est le lien principal entre le client Corporate et les différents départements de l'hôtel. Son principal rôle est d'assurer le bon déroulé des évènements clients. Pour cela, elle devra répondre aux last minute des demandes clients, trouver des solutions/alternatives pour répondre favorablement au client, anticiper les questions et être proactif dans la gestion et la coordination des groupes au sein de l'hôtel. Son but est d'accompagner/ d'aider le meeting planner tout au long de son évènement et d'être sa personne de référence à l'hôtel.

Nous cherchons une personne multitâche - qui tient compte des priorités et des urgences de la journée, autonome et gère la pression de manière sereine. L'anglais est obligatoire et le néerlandais un atout.

TACHES PRINCIPALES
- Dès l'ouverture du centre de conférence, vérifier les mises en place des salles de réunions selon le BEO setup report.
- Accueillir de façon proactive les clients dans le centre de conférence.
- Revoir l'agenda de l'évènement avec le meeting planner à l'aide de la BEO ou du Daily.
- Communiquer les éventuels changements des clients en temps et en heure aux départements concernés.
- Accompagner si possible les différents groupes au moment du lunch vers leurs salles de lunch respectives.
- Vérifier de manière proactive les mises en place banquet selon la description de la BEO.
- Identifier les attentes des différents groupes dans le centre de Conférence.
- Obtenir si possible les feedback et avis du meeting planner et des clients tout au long de l'évènement.
- Rapporter aux CCSMs les éventuels changements et ajout de facturation de manière journalière.

COMPÉTENCES
- Flexible
- Bonne présentation
- Dynamique
- Motivé(e)
- Organisé(e)
- Esprit d'équipe
- Connaissance des langues (NL / FR / ANG)
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