Office Manager - Kortenberg, België - IRS Studiebureau

Beschrijving

**Om onze groei te ondersteunen zijn wij op zoek naar**:
**OFFICE MANAGER (m/v)**:
Wij zijn een multidisciplinair studiebureau, met 30 jaar ervaring in gebouwtechnieken en stabiliteit. Het team bestaat uit een tiental medewerkers met 1 tot 30 jaar ervaring, waarbij de "anciens" zich met enthousiasme ontfermen over de jonge werknemers en hen begeleiden in hun groeiproces.
Wij zijn op zoek naar een gemotiveerde medewerk(st)er die ons team wil komen versterken en de administratieve taken op zich neemt.

**Functieomschrijving**:
Je bent de stem van het studiebureau over de telefooncentrale en je verzorgt onze administratie van A tot Z, meer bepaald:

- Project relateerde administratie ter ondersteuning van de ingenieurs
- Samenstellen van dossiers voor openbare wedstrijden, gegevens verzamelen en publiceren op e-tender platform
- Lay-out van de technische documentatie
- Facturatiegegevens verzamelen en uitgaande facturen opstellen; openstaande klanten opvolgen
- Inkomende facturen registreren in het boekhoudingspakket
- Kantoorinrichting verzorgen: materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen; kuisploeg en tuinman sturen
- Beheer van het wagenpark
- Contactpersoon voor de verzekeringen
- Onderhoud van de website, update van de gegevens voor sociale media
- Personeelsdossiers administratief opvolgen, PC200-wetgeving opvolgen, aanwervingen organiseren
- Organisatie van evenementen, teambuildings, **Profiel**:

- Professionele bachelor
- Goede computervaardigheden
- Cijfers schrikken jou niet af
- Vertrouwd met het opstellen van verslagen en het maken van presentaties
- Vlot Nederlands ; Frans is een pluspunt.
- Zelfstandig kunnen werken en initiatief tonen

**Jobgerelateerde competenties**:

- Telefonische oproepen filteren; afspraken van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
- Brieven, verslagen, nota's,... opstellen
- Dienstnota's en contracten behandelen, zowel intern als extern
- Documenten archiveren en klasseren
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen; de leveringen controleren
- Communicatieacties en evenementen plannen en organiseren
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Tools voor de opvolging van de activiteiten en situatieoverzichten ontwikkelen en bijwerken

**Persoonsgebonden competenties**:

- Samenwerken
- Resultaatgerichtheid
- Plannen en organiseren
- Flexibiliteit
- Zelfstandigheid
- Communiceren
- Kritisch denken
- Verantwoordelijkheid

**Aanbod**:
Je krijgt verantwoordelijkheid over je taken, en je kiest helemaal zelf hoe je deze aanpakt en invulling geeft.
Correcte verloning.
FIP
Toffe werksfeer.
Flexibiliteit.
Opleidingen en Teambuildings.

**Plaats tewerkstelling**:
IRS STUDIEBUREAU BV
Minneveldstraat 124
3070 KORTENBERG

Vlot bereikbaar met openbaar vervoer.