Een Administratief Beheerder - Brussels, België - Administration communale d'Uccle

Administration communale d'Uccle

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

4 dagen geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Onderneming**:
**CONTEXT**:
De Sportdienst organiseert en neemt initiatieven voor het dagelijkse en gerichte sportieve leven in de gemeente. Hij maakt de goede werking van de sportinfrastructuur en het goede verloop van de sportevenementen mogelijk. Hij maakt het de gemeente mogelijk een langetermijnbeleid uit te stippelen en uit te voeren om zo veel mogelijk burgers een toegankelijke en kwalitatieve sportbeoefening aan te bieden.

In deze context vervult de Sportdienst de volgende functies:

- Uitwerking van het gemeentelijk sportbeleid.
- Samenwerking met de sportieve actoren in de gemeente en in het bijzonder met de 6 gemeentelijke sportcomplexen in het kader van het beheer, het onderhoud, de uitrusting en het gebruik ervan.
- Opmaak van het meerjarenplan voor het onderhoud en de renovatie van de sportinfrastructuur.
- Administratief en technisch beheer van de sportinfrastructuur en van de gemeentelijke sportevenementen.
- Organisatie van verschillende sportevenementen (bv. 10 km van Ukkel).
- Beheer van de gemeentebegroting van de Sportdienst.
- Beheer van de werkroosters van het personeel van de sportcentra.
- Bevoorrechte schakel met de gebruikers, de openbare en privépartners en de leveranciers.

De administratief beheerder werkt nauw samen met de dienstchef en onder zijn toezicht staat hij de administratieve medewerkers en de arbeiders bij in hun opdrachten, in een open omgeving waarin communicatie en autonomie gestimuleerd worden in een collegiale sfeer. Hij werkt mee aan het administratief beheer van de 6 sportcomplexen van de gemeente Ukkel (Neerstalle, Deridder, Jacques Van Offelen, Sint-Job, Stroobant, Sauvagère) en is de tussenpersoon tussen de ambtenaars van de Sportdienst en de Personeelsdienst van de gemeente.

Hij smeedt en onderhoudt banden met de sportclubs en de gebruikers van de infrastructuur, de aangestelden van de zalen en terreinen en de andere gemeentediensten die een partner zijn voor het goede beheer van de Sportdienst, met respect voor de opdracht van algemeen belang van de lokale overheid.

**Functie**:
**VOORNAAMSTE ACTIVITEITEN**:

- Beheer van de programmatie van het gebruik van de infrastructuur (+/- 85 clubs), van de berekening van de retributies en van de facturering van het gebruik ;
- Beheer van het personeel dat afhangt van de Sportdienst (aanwezigheden, verlof, ziekte, opleidingen, begeleiding,...) en opmaak van de wekelijkse uurroosters van de gemeenteambtenaars van de Sportdienst ;
- Beheer van verschillende databanken (AVG), van de prestaties en bezoldigingen van de monitors van de lessen ;
- Behandeling van de sportcheques, van de subsidies aan de clubs, van de subsidies van de hogere overheden ;
- Onthaal aan het loket (inschrijvingen, informatie,...) en aan de telefoon ;
- Opmaak van verslagen aan het college, aan de gemeenteraad en van het jaarverslag ;
- Opmaak en beheer van mails en briefwisseling (kopieën, scans, in enveloppen stoppen,...), opvolging van de administratieve en financiële procedures (offerteaanvragen, bestelbons, opvolging van facturen van derden, vorderingsstaten, betalingsopdrachten, onkostennota's,...) ;
- Beheer van de organisatie van de sportevenementen en van de inschrijvingen van de deelnemers (bv. turnlessen, 10 km van Ukkel, ezv.) ;
- Nauwe samenwerking met de teamleider voor de technische opvolging en de logistiek van de sportcomplexen, opvolging IDPBW, ezv. ;
- Nauwe samenwerking met de dienst Bijschoolse Activiteiten.

**Profiel**:
**GEZOCHT PROFIEL**:

- **U heeft een bachelordiploma managementassistent, of in administratieve wetenschappen en overheidsmanagement, of in humane en sociale wetenschappen, of als opvoeder gespecialiseerd in sociale en sportieve activiteiten, of elk ander bachelordiploma met een sociale oriëntatie** **of een gelijkwaardigheid met een bestuurlijke en/of boekhoudkundige oriëntatie **erkend door de Vlaamse of de Franse Gemeenschap (**absolute ontvankelijkheidsvoorwaarde**) **;
- Kennis van de wetgeving van toepassing op sportaccommodaties en van het beheer van sportcentra is een pluspunt (diploma "Gestionnaire d'infrastructure sportive" uitgereikt door het IFAPME) ;
- U heeft een luisterend oor klaar, kunt goed analyseren en identificeert de behoeften gemakkelijk ;
- U bent polyvalent en in staat om u aan te passen: u kunt goed werken zowel in teamverband als zelfstandig ;
- U heeft verantwoordelijkheidsgevoel en neemt initiatief, bent proactief en kunt omgaan met stressvolle situaties ;
- U bent nauwgezet in de verschillende administratieve taken en beschikt over goede IT-vaardigheden (Office-suite en met name spreadsheets) ;
- U heeft kennis van overheidsopdrachten en gemeentelijke boekhouding ;
- U heeft een goede kennis van de interne werking van een overheid ;
- U kunt goed teksten opstellen en contacten leggen ;
- U beschikt over een actieve kennis van het Frans en het Nederlands (eventueel aangetoond met een Selor-attest van de schriftelijke en mondelinge proef) ;
- U kunt goed gespre