Administratief Assistent - Anderlecht, België - Administration Communale d'Anderlecht

Administration Communale d'Anderlecht

Geverifieerd bedrijf

Anderlecht, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Onderneming**:
Het gemeentebestuur van Anderlecht telt niet minder dan 1700 personeelsleden die zich dagelijks ten dienste van de Anderlechtse burger inzetten: openbare werken, netheid, loketten,...

Zijn rol bestaat niet alleen uit het onthaal van elke burger, maar ook uit het onderhouden en herstellen van de straten en de leefomgeving van de Anderlechtenaren, het aanbieden van een kwalitatieve infrastructuur en dienstverlening, en het stimuleren van economische ontwikkeling.

De waarden van onze administratie, die het werk van alle personeelsleden in hun dagelijkse opdrachten ondersteunen, zijn: integriteit, respect, neutraliteit, solidariteit en delen.

Het gemeentebestuur van Anderlecht telt verschillende sites, die over het volledige grondgebied van de gemeente verspreid zijn. Het gemeentehuis van Anderlecht bevindt zich op het Raadsplein: hier vinden de vergaderingen van de gemeenteraad en het college plaats en worden huwelijken voltrokken.

**Functie**:
**Niveau **:C

**Dienst **:Gebouwen

**Departement **:Gebouwen en huisvesting

**Algemene missie**:
Als dossierbeheerder binnen de administratieve cel van de dienst Gebouwen & Huisvesting, sta ik in voor de administratieve en financiële opvolging van de dossiers die voornamelijk betrekking hebben op de overheidsopdrachten van de dienst en op het beheer van het gemeentelijk erfgoed, in nauwe samenwerking met het diensthoofd.

**Voornaamste taken en verantwoordelijkheden**:

- Bezoekers ontvangen, informeren
- Telefoongesprekken aannemen, oproepen filteren en doorsturen
- De directeur van de dienst bijstaan (agenda bijhouden, vergaderingen organiseren, ad-hoc verzoeken)
- Archiefsystemen opzetten en bijhouden.
- Opmaken, coderen, en zorgen voor de administratieve en financiële opvolging van de in BOS ingevoerde dossiers
- Opstellen van documenten, verslagen, beraadslagingen en overeenkomsten ter attentie van het College en/of de Gemeenteraad.
- Zorgen voor de verwerking, analyse en administratieve opvolging van dossiers (overheidsopdrachten, verzekeringen, beheer van de gemeentelijke eigendommen met uitzondering van de huisvesting) volgens de geldende wetgeving en procedures.
- Databases maken en bijwerken
- Beheer van de facturatie (gewone en buitengewone begroting) en opvolging van subsidies
- Aanmaken van boekhouding documenten (invorderingsstaten, bestelbonnen, mandaten, oninbare vorderingen)
- Behoeften, verzoeken, interne en externe gegevens analyseren.
- Administratieve ondersteuning aan de aankoopcentrale van de dienst:

- Opmaken van het administratieve deel van de bijzondere bestekken op basis van de gegevens van het studiebureau en de dienstchef
- Verzending van uitnodigingen om offertes in te dienen of te publiceren, indien van toepassing, de aanbestedingsdocumenten op e-Notification.
- Openbare aanbestedingen openen en deze administratief analyseren (juridische situatie, BTW, sociale en fiscale schulden, erkenningen)
- Voorleggen van het bestek en het gunningsvoorstel aan de bevoegde autoriteiten - gunningsbrieven versturen en niet-geselecteerde inschrijvers informeren
- Administratieve ondersteuning bij de uitvoering van de overheidsopdrachten van de dienst: De voortgangsrapporten van de verschillende opdrachten ter goedkeuring voorleggen aan het College, Schadegevallen aangeven bij verzekeringsmaatschappijen, onderhoudscontracten afsluiten (alarmen, liften, deuren enz...) voor de verschillende infrastructuren en de garanties vrijgeven.
- De leidinggevenden op de hoogte houden van de stand van zaken
- Voorstellen doen om de procedures te verbeteren
- Actief deelnemen aan teamvergaderingen, supervisies, reflectiemomenten en individuele gesprekken.

**Profiel**:
**Gedragsmatige competenties**:

- **Professioneel en integer handelen**
- Ik behandel anderen op een neutrale en respectvolle manier (collega's, hiërarchie, externen)
- Ik respecteer en volg de regels, procedures, gesloten overeenkomsten, beslissingen
- Ik behandel vertrouwelijke en persoonlijke informatie met de nodige discretie
- Ik respecteer het materiaal
- Ik neem verantwoordelijkheid voor mijn eigen fouten en daden
- Ik overleg met anderen wanneer regels en afspraken niet worden nageleefd
- Ik handel volgens de ethische normen die eigen zijn aan mijn functie
- **Klantgerichtheid**:

- Ik benader anderen beleefd en professioneel
- Ik luister naar de vraag, vraag om meer informatie, geef volledige en juiste informatie aan de klant en stuur hem door als ik hem niet kan helpen
- Ik hecht belang aan de ontvangen klachten
- Ik houd rekening met de wensen, behoeften en verwachtingen van externen en collega's
- Ik bekijk kritisch op welke punten de klantenservice verbeterd kan worden en doe concrete voorstellen
- Ik hecht belang aan de ontvangen klachten en leer ervan
- **Resultaatgerichtheid**
- Ik ben betrokken bij mijn werk/gemeentelijke administratie
- Ik voer de gevraagde taken uit met aandacht voor de kwaliteit
- Ik bereik de doelstellingen effectief en efficiënt
- Ik cont