Administratief Assisitent Medisch - Zaventem, België - FEDASIL OPVANGCENTRUM ZAVENTEM

Beschrijving

Functieomschrijving

Doel

Je verzorgt een veelheid aan uitvoerende administratieve taken ter ondersteuning van de medische dienst om het algemene functioneren ervan te optimaliseren.

Context

Het opvangcentrum voor asielzoekers in Zaventem is een federaal opvangcentrum beheerd door Fedasil in samenwerking met DVZ, heeft capaciteit van 240 plaatsen voor families, alleenstaande mannen en alleenstaande vrouwen. Het centrum vangt asielzoekers in een Dublin-traject op.

Het Opvangcentrum van Zaventem is een opvangstructuur van Fedasil waar asielzoekers in een rustige en veilige omgeving wonen en begeleid worden. Door professionele samenwerking met verschillende interne diensten en externe organisaties wordt er op een actieve manier gewerkt aan een toekomsttraject op maat voor elke bewoner. We behandelen iedereen op een positieve en respectvolle manier om er zo voor te zorgen dat iedereen die er verblijft zich er thuis kan voelen.

De personeelsleden verzekeren de omkadering van de bewoners en hebben verschillende taken en profielen. Samen vormen ze de verschillende diensten van het centrum: het onthaal, de centrumdirectie, de medische dienst, de logistieke dienst, de technische dienst, de financiële dienst en de HR-dienst.

Inhoud
- Je behandelt administratieve taken van de arts(en)en de verpleegkundigen efficiënt en adequaat, met het oog op de ondersteuning die nodig is voor de goede werking van de medische dienst.
- Je bent verantwoordelijk voor de correcte inhoud van de medische dossiers door het volgen van procedures en richtlijnen, om de beschikbaarheid van informatie te garanderen. Dit omvat de koppeling van medische documenten aan een electronisch medsich dossier(EMD), de aanmaak van nieuwe medische dossiers en beheer van bestaande dossiers, alsook de klassering en archivering van bestanden.
- Je zorgt ervoor dat derden toegang hebben tot de dienst en de organisatie, zodat ze een correct en gepersonaliseerd onthaal krijgen. Dit omvat het verstrekken van telefonische basisinformatie, het organiseren van medische consultaties (intern en extern) en het opvragen van de nodige informatie om de aanvrager de juiste informatie te kunnen verstrekken.
- Je verwerkt informatie in bestanden correct, zodat deze duidelijk en systematisch is voor verdere verwerking. Dit omvat het encoderen, het wijzigen, corrigeren en up to date houden van gegevens.
- Je voert een eerste controle uit in de specifieke database van de administratieve gegevens en betreffende vaccinaties en TBC screeningen van de bewoners en voert deze gegevns in in het EMD.
- Je staat mee in voor de controle en verwerking van de facturatie van de externe hulpverleners.
- Je beheert mee de agenda van de medische dienst.
- Je doet aanvragen ten laste namens volgens de geldende procedures.

Profiel

Diploma en ervaring
- Je heeft een diploma hoger secundair onderwijs, bij voorkeur in een administratieve richting.
- Je heeft een eerste relevante professionele ervaring in het opvolgen van administratieve dossiers.

Technische vaardigheden

Vereisten
- Je heeft een goede basiskennis van MS Office: Word, Excel,
- Je heeft voeling met/interesse in het werken met/voor een kwetsbare multiculturele doelgroep.
- Je heeft goede analytische vaardigheden.
- Je kan zich vlot mondeling en schriftelijk uitdrukken.
- Je bent stressbestendig.

Troeven
- Kennis van andere talen (Frans/Engels/..)
- Ervaring in medisch secretariaat.

Buitenlands diploma

Kennis van het Nederlands

Jobgerelateerde competenties
- Personen met zorgbehoefte ontvangen en oriënteren
Deze personen informeren over het verloop van het onderzoek of de behandeling en het tarief
- De planning en de agenda van de arts bijhouden
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Het medisch dossier van de patiënt samenstellen en bijwerken bij elk bezoek of bij elke verandering van de situatie

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Diversiteit
- Samenwerken
- Klantgerichtheid

Aanbod

Type overeenkomst

Voltijds contract bepaalde duur (38u/week).

Er wordt een wervingsreserve opgesteld voor alle types van contracten voor een duur van 2 jaar.

Loon

Je wordt aangeworven op het niveau C1 met de loonschaal die voor jou van toepassing is.

Het minimum bruto maandloon bedraagt 2332 € (startloon zonder anciënniteit op basis van een voltijdse arbeidsovereenkomst, aan de huidige index).

Voordelen
- Variabel uurrooster en 26 vakantiedagen per jaar (direct bij indiensttreding en in verhouding tot de prestaties en het werkregime).
- Gratis openbaar vervoer voor woon-werkverkeer.
- Mogelijkheid tot fietsvergoeding voor woon-werkverkeer.
- Maaltijdcheques en voordelige aanbiedingen met een Federale kortingskaart.
- Voordelige hospitalisatieverzekering en diverse sociale voordelen.
- Valorisatie van nuttige werkervaring.
- Heel wat opleidingsmogelijkheden (te volgen tijdens de werkuren).
- Aanvullend pensioen in de vorm van een groepsverzekering

Plaats tew