Administratief Deskundige - Sint-Gillis, België - Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen

Instituut voor de gelijkheid van vrouwen en mannen

Geverifieerd bedrijf

Sint-Gillis, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Vereist diploma**:
Houder zijn van een diploma van een bachelor (hoger onderwijs van het korte type) op het ogenblik van aanwerving.

**Specificatie**

Beantwoorden aan de **voorwaarden **om een **eerste werkervaringscontract** te bekomen:
Elke jongere van minder dan 26 jaar die is ingeschreven als werkzoekende, voldoet aan de voorwaarden om in het kader van een dergelijke overeenkomst in dienst te worden genomen. **Tot het einde van het kwartaal waarin hij/zij 26 jaar wordt, blijft men die overeenkomst als een startbaanovereenkomst beschouwen. **Meer informatie zie: WWW.RVA.BE

**Solliciteren**:
Om te solliciteren stuur je een motivatiebrief (maximum 1 pagina) en je CV

**Beschrijving functie**:
Als **deskundige overheidsopdrachten** ondersteun je het team BAO en team ZSG wanneer de dossierbeheerders van deze teams in het kader van de uitvoering van hun activiteiten overheidsopdrachten dienen uit te voeren. Je begeleidt **administratief**het traject van A tot Z, bereidt documenten voor op basis van de inhoudelijke informatie die de dossierbeheerder aanleveren, zorgt dat de interne procedures gerespecteerd worden en dat de documenten correct bewaard worden.
- Voorbeelden van taken_
- Je ondersteunt de aanvragende cellen in de verschillende stappen in het aankoopproces: je bereidt in samenwerking met de verschillende cellen dossiers 'overheidsopdrachten' voor en voert met hen een marktonderzoek. Je voert samen met de aanvragende cel de (onderhandeling)procedures uit, helpt bij de motivering van de keuzes en maakt voorstellen voor beslissingen op.
- Je stelt een voorstel van contract op rekening houdend met de informatie uit de offertes en op basis van een basistemplate.
- Je volgt de uitvoering van de contracten verder op, op administratief vlak in samenwerking met de cel financiën.
- Je koppelt proactief terug naar de dossierbeheerder bij administratieve problemen van de uitvoering, stelt oplossingen voor, en ageert proactief indien een contract dient vernieuwd te worden.
- Je onderhoudt nauwe contacten met de financiële dienst en de expert overheidsopdrachten i.h.k.v. kennisoverdracht en informatiedoorstroming.

Als **administratieve ondersteuner** verleen je logistieke en administratieve ondersteuning aan het team BAO en team ZSG op vraag en in samenwerking met de dossierbeheerders. De taken beslaan een brede waaier van activiteiten, van ondersteuning bij opleidingen en studiedagen tot het voorbereiden van een dossier voor een adviesaanvraag bij een overheidsinstelling.
- Voorbeelden van taken_
- Je maakt ter voorbereiding van een studiedag/werkgroepen/opleidingen de badges van de deelnemers op basis van een deelnemerslijst en voorziet in het onthaal op de dag van de studiedag zelf;
- Je organiseert een vergadering met externen en leden van het Instituut, bij het Instituut zelf, online of op een externe locatie, al dan niet met simultaanvertaling door externe tolken;
- Je bent aanwezig op overlegmomenten en maakt het PV of verslag op;
- Je bereidt administratieve documenten voor zoals het rapport van de directie en de nota van de Raad van Bestuur, binnen de vooropgestelde deadlines en volgens de toepasselijke procedures;
- Je maakt bestelbonnen op in het kader van bestaande raamovereenkomsten;
- Je maakt informatiedossiers en documentatiemappen op, op basis van de instructies van de teamcoördinatoren of de dossierbeheerders;
- Je stelt standaardantwoorden op voor vragen van derden, in overleg met de teamcoördinatoren of dossierbeheerders;
- Je archiveert dossiers volgens de toepasselijke procedures en verifieert of het klassement correct wordt bijgehouden en volledig is.

Als **ondersteuner begroting** zal je de teamcoördinatoren ondersteunen op het vlak van het bijhouden van de begroting en de opvolging van de financiële uitgaven.
- Voorbeelden van taken_
- Je biedt ondersteuning bij de opmaak en de monitoring van de begroting;
- Je controleert de financiële afhandeling van contracten;
- Je houdt de vastleggingen bij voor het team BAO;
- Je attendeert dossierbeheerders wanneer een factuur voor een geleverde opdracht nog niet werd ontvangen;
- Je bent de spil tussen de financiële dienst en het team BAO, en zorgt voor informatiedoorstroming.

Loon: Vanaf €33.591,20 per jaar

Extralegale voordelen:

- Fietsvergoeding
- Flexibele werkuren
- Hospitalisatieverzekering
- Internetvergoeding
- Openbaar vervoer vergoeding
- Thuiswerkopties

Rooster:

- Dagdienst
- Flexibele werkuren

Soorten aanvullende vergoedingen:

- Vakantiegeld

Werklocatie: Eén locatie

Deadline sollicitaties: 22/03/2023