Assistant Membre - Brussels, België - Federale Politie

Federale Politie

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

3 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Niveau d'études- Secondaire supérieur
- Degré- Assistant- Lieu d'embauche- PJF BRUXELLES - RECHERCHE SPECIALISEE
- Rue Royale 202, 1000 Bruxelles- Date limite d'inscription Nombre maximum d'inscriptions- 30- Numéro de référence /S6TR**Description d'emploi**:
**RAISON D'ETRE DE LA FONCTION**

L'assistant en appui opérationnel assure un appui administratif efficient et efficace aux membres opérationnels dans leur mission judiciaire afin d'en assurer la bonne exécution

**DESCRIPTION DE LA FONCTION**

En tant que **acteur en appui opérationnel**, exécuter des missions d'appui à l'aide de connaissances, de moyens et/ou de techniques spécifiques afin d'apporter aux clients une plus-value opérationnelle dans l'exécution de leurs missions propres.
- Appuyer en priorité les collaborateurs Ops dans l'exécution de leurs tâches opérationnelles (retranscription des auditions vidéo-filmées, appui administratif dans la préparation de missions à l'étranger, encodage de données, appui administratif lors de saisies importantes, transport de pièces particulières, l'appui à la gestion des personnes arrêtées comme notamment la commande de repas,), sous la direction de l'autorité compétente
- Enregistrement des apostilles et PV dans GES, FEEDIS + scan, transmission et archivage
- Importation des données GES-GALOP vers ITINERA

En tant que **gestionnaire de données**, consulter, encoder, classer des données et/ou exploiter une ou plusieurs bases de données internes et/ou externes afin de disposer de tous les éléments nécessaires pour la suite du contrôle et du traitement du dossier et mettre à la disposition de l'organisation des informations structurées.
- Augmenter le degré d'accessibilité du classement (étiquettes, table des matières, structure des dossiers,...)
- Créer des rapports et des listes sur base de la banque de données
- Ordonner des données et les attribuer aux catégories du fichier informatique ou de la banque de données
- Tenir la banque de données à jour en introduisant des données nouvelles ou modifiées aux moments convenus (mise à jour fichier CIC)
- Assurer le suivi de l'archivage des PV

En tant que **soutien administratif**, réaliser des tâches et activités administratives et/ou organisationnelles suivant les procédures en vigueur afin de garantir le déroulement optimal des activités de l'entité, et/ou d'assurer la mise à disposition des documents nécessaires
- Gérer et suivre des dossiers sur le plan administratif
- Assurer au sein de l'entité, la coordination de la gestion documentaire en ce compris l'archivage des pièces propres à l'entité (FEEDIS, archivage des dossiers judiciaires)
- Appuyer le supérieur dans ses différentes missions
- Assurer l'appui du chef de service pour la gestion du service (notamment en matière logistique et gestion des moyens)
- Assurer la gestion du suivi de routine
- Assurer la mise en forme de documents
- Attribuer qualitativement les informations entrantes (fax, courrier, mails,)
- Composer des dossiers et des brochures d'information
- Élaborer des formulaires
- Envoyer des fax et des lettres pour une personne ou un service
- Établir des rapports de réunions internes
- Faire des copies et constituer des dossiers de documentation
- Appui à la rédaction et à la transmission quotidienne du rapport journalier
- Compléter des formulaires F044, F049, F007 et conserver les justificatifs
- Assurer une veille sur les boîtes fonctionnelles

En tant que **soutien logistique**, réaliser des tâches et activités logistiques suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale des moyens logistiques mis à la disposition de l'entité.
- Assurer la gestion logistique au profit du chef de service et des membres du personnel (approvisionnement CS (Labo,), inventaires et distribution matériel,);
- Assurer le transport de biens et/ou de personnes
- Gérer les stocks et les commandes de consommables
- Réserver ou prévoir le matériel logistique pour le service
- Participer aux missions de gestion logistique de 1° niveau des cellules de facility management
- Assurer le suivi du stock et la mise à disposition de matériel prêt à l'usage (piles chargées, câbles adaptés, )
- Réservation de locaux d'audition et de salles pour réunions opérationnelles (briefing, )

En tant que **soutien HRM**, réaliser des tâches et activités HRM suivant les procédures en vigueur afin d'assurer la gestion optimale du personnel mis à la disposition de l'entité.
- Participer aux missions de gestion du personnel de 1° niveau des cellules de facility management
- Assurer le suivi des prestations des membres du personnel de l'entité
- Contribuer à la planification et au suivi des formations en Maîtrise de la violence
- Contribuer à la planification et à l'actualisation journalière des rôles de garde
- Veiller à la qualité de l'encodage des opérations en vue d'un suivi statist