et opé - Woluwe-Saint-Lambert, België - HAUTE ECOLE LEONARD DE VINCI

Beschrijving

Appel à candidature interne et externe

Par souci de lisibilité, la forme masculine est utilisée dans cette description de fonction pour désigner certains rôles. L'emploi des termes masculins est épicène.

Présentation de l'environnement de travail

La Haute Ecole Léonard de Vinci (HE Vinci) est un établissement d'enseignement supérieur reconnu pour la qualité de ses nombreuses formations de types court (Bachelier), long (Master) et de spécialisations.
Son ambition est de bâtir une communauté d'acteurs de changement dont l'expertise est reconnue par les secteurs professionnels et académiques ; où sont valorisés les talents de chacun et où les étudiants sont acteurs de leur propre formation. Nous préparons avec optimisme la réponse aux grands enjeux sociétaux du XXIème siècle, en proposant à l'ensemble de la communauté de développer les compétences de demain, d'aiguiser son regard critique, de développer sa créativité en s'appuyant sur une réflexion éthique. Nous avons à cœur d'encourager notre communauté à agir en citoyens responsables pour un avenir durable.

Mission

L'assistant administratif et opérationnel attaché au Service Communication de la Haute Ecole Léonard de Vinci assure l'administration du service. Concrètement, il a pour mission de seconder et d'assister la responsable du service dans les tâches administratives et opérationnelles selon les axes suivants :

Stratégie de communication

• Accompagne le développement et l'opérationnalisation du plan de communication annuel et des différents plans d'actions du Service. Assure et planifie le suivi des projets menés à court, moyen et long terme en étroite concertation avec la responsable d'équipe et les coordinatrices d'audience. Assure le suivi d'un calendrier des projets menés par le Service en étroite collaboration avec la responsable de service et les membres de l'équipe.
• Optimise les communications internes en travaillant en étroite collaboration avec l'ensemble des membres de l'équipe et veille à fluidifier la circulation de l'information au sein du Service mais aussi avec les différents départements et services transversaux de la HE Vinci. Veille à déployer les outils adéquats pour cette mission.

Ressources humaines

• Assure l'organisation des réunions du Service et des comités éditoriaux mensuels. Rédige les comptes-rendus de ces réunions et veille au suivi auprès de chaque membre de l'équipe.
• Assure la gestion du site d'équipe et l'archivage des informations et outils de communication produits au sein du Service.
• Assure le suivi des engagements bénévoles et jobistes du Service en collaboration avec le Service des Ressources humaines. En assure le suivi budgétaire.

Ligne éditoriale de la HE Vinci pour la communication interne et externe

• Assure la gestion hebdomadaire du calendrier éditorial de la HE Vinci et assure un suivi des plans de diffusion des outils de communication produits au sein de le HE Vinci (brochures, dépliants, affiches, vidéos, podcasts).
• Assure la gestion des communications entrantes au sein du service et participe à l'élaboration d'autres outils de communication opérationnels et administratifs.
• Assure également le suivi d'un tableau statistique de la performance des médias produits afin d'optimiser leur visibilité au sein du Service.

Gestion opérationnelle et suivi des budgets

• Assure le suivi budgétaire au sein du Service et gère l'outil de gestion mis en place en étroite collaboration avec la responsable de service.
• Assiste la responsable du Service dans la politique des « Objets Vinci » et autres supports de visibilité de la Haute Ecole : gestion et suivi des budgets attribués au Service Communication.
• Assure un suivi des prestataires externes, notamment au niveau des appels d'offre et marchés publics propres au Service Communication.
• Accompagne la mise en place de processus pour la production de supports de communication pour les différents services et départements.

Relations publiques et communication événementielle

• Assure, pour part, le suivi opérationnel des événements propres au Service en étroite collaboration avec les autres services de la HE Vinci et les prestataires externes de ces événements. Organise les plannings de l'équipe et les contacts avec les autres services et départements. Assure le suivi des feuilles de route.
• Collabore activement sur le terrain, y compris en soirée et/ou le week-end à titre occasionnel, lors de certains événements coordonnés par le Service (Rentrée académique, événements destinés aux futurs étudiants, diplomations, etc....).
• Gère et actualise les fichiers du Service (publics, partenaires, officiels) en étroite collaboration avec les différents acteurs concernés. Gère les mailings du Service vers les publics concernés.

La présente description de fonction n'est pas exhaustive. L'assistant administratif et opérationnel pourra se voir confier d'autres missions au sein du Service en fonction de l'évolution des besoins de la Haute Ecole.

Profil recherché

• Être détenteur d'un diplôme de Bachelier et/ou d'un diplôme de Master avec une expérience significative de minimum 3 ans dans l'administration d'un service.
• Disposer d'une expérience professionnelle d'assistance et de gestion administrative confirmée.
• Une connaissance de l'enseignement supérieur ou de l'enseignement en Haute Ecole sera considérée comme un atout.

Expérience requise

• Capacité à travailler en équipe et de façon autonome ;
• Expérience dans la capacité de travailler à distance au sein d'une équipe ;
• Capacité à travailler dans un cadre défini.

Connaissances requises

• Gérer un projet, transposer une action dans un contexte professionnel ;
• Utilisation courante des outils de bureautique (Word, Excel) et numériques (office 365, teams) ;
• Curiosité et facilité à utiliser des outils d'animation tels que PowerPoint.

Compétences et qualités attendues

• Être rigoureux, travailler de manière structurée, méthodique et analytique ;
• Adopter une approche orientée solution ;
• Faire preuve de flexibilité et de capacités d'adaptation ;
• Être autonome dans la planification et l'organisation de son travail et faire preuve d'initiative, dans le respect de la ligne hiérarchique ;
• Faire preuve d'une grande capacité à travailler en équipe ;
• Adopter une posture réflexive par rapport à son action en sachant la restituer dans un contexte professionnel ;
• Pouvoir communiquer clairement tant oralement que par écrit en français et en anglais ;
• Faire preuve de curiosité, d'ouverture au changement et pouvoir l'accompagner ;
• Softs skills utiles à la fonction : écoute, gestion du stress, connaissance et respect de ses limites et sens du bien commun.

Modalités d'exercice de la fonction

• Date d'entrée en fonction : dès que possible ;
• Contrat de travail : à durée déterminée dans un régime de travail à temps partiel équivalent à 7,5/10es ETP dans une orientation pérenne. Les modalités contractuelles seront précisées aux candidats en rapport avec leur situation personnelle ;
• Hiérarchie : exerce ses missions sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable du Service Communication ;
• Lieu de travail : la fonction s'exerce principalement sur le campus de Woluwe de la HE Vinci tout en nécessitant des déplacements occasionnels sur les autres campus ;
• Horaire de travail : 28,5h/38h semaine dont l'agencement des prestations est à définir à partir des réunions de l'équipe. Possibilité de télétravail structurel pour une partie de la charge confiée ;
• Prestations : une procédure d'autoévaluation et d'évaluation sera mise en place pour la personne qui occupera la fonction ;
• Personnes de contact : Madame Emmanuelle Dejaiffe, Responsable du Service communication de la HE Vinci :

Procédure de sélection

• Dépôt des motivations via la page carrière : "postuler ci-dessous" reprenant :
• Un curriculum vitae reprenant les expériences significatives (expériences professionnelles ou autres) sur lesquelles le candidat estime pouvoir prendre appui pour prétendre au poste ;
• Une lettre de motivation de maximum deux pages démontrant l'intérêt du candidat pour ce poste, sa vision du rôle d'assistant administratif et opérationnel ainsi que les raisons pour lesquelles il juge être en mesure de les remplir.
• Screening des candidatures répondant aux critères énoncés ;
• Rencontre des candidats par une commission de recrutement à partir du mercredi 10 avril 2024.