Management Assistant en Onthaalbediende - Tienen, België - Actief Interim

Actief Interim

Geverifieerd bedrijf

Tienen, België

2 weken geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Voor een bedrijf in de Chemie te Tienen zijn we op zoek naar een Management Assistant en onthaalbediende. In deze zeer gevarieerde functie bied je het senior management alsook de verschillende andere departementen ondersteuning m.b.t. allerhande administratieve en organisatorische taken.Dit betreft in eerste instantie een halftijdse tewerkstelling.Voornaamste taken en opdrachten:Administratieve en organisatorische ondersteuning CEO & directieteam zoals:

- Notules nemen van meetings allerhande;
- Agenda
- en afwezigheidsbeheer van de CEO en directieteam;
- Beheren van de rapportages in het dashboard voor de Raad van Bestuur;
- Inplannen van vergaderingen;
- Ondersteunen bij allerhande events;
- Voorbereiding van data voor de ondernemingsraad;
- Beheren van de algemene mailbox;
- Reserveren van externe vergaderlocaties, hotels, vliegtickets, treintickets, huurwagens,;
- Voorzien van kaartjes e.a. bij speciale gelegenheden;
- Bestellen en verdelen van attenties i.k.v. Pasen, Sinterklaas;
- Beheren & communiceren van de permanentiekalender;
- Diverse bestellingen/requisities initiëren in SAP;
- Beheer van contracten m.b.t. o.a. verzekeringen, banken,.
- Voorbereiden van de presentaties voor de kadermeetings;
Taken onthaaldienst zoals:

- Aansturen van de externe allround medewerker die instaat voor o.a. kuistaken, bezorgen van arbeidskledij;
- Dagelijks bestellen van broodjes;
- Vergaderzalen voorzien van drank + onderhoud koffieapparaten;
- Verdelen van de in
- en uitgaande post en versturen van aangetekende brieven;
- Ontvangen en versturen van pakketten via externe partner;
- Sleutelbeheer administratief gebouw;
- Ontvangen van bezoekers aan het administratief gebouw;
- Bezoekers voorzien van PBM's voor bedrijfsrondleidingen;
- Verdelen van attenties tijdens bepaalde gelegenheden;
- Klaarzetten van vergaderzalen voor beperkte of grotere groepen + tafeldekking bij lunches.

**Wat wij van jou vragen**:
De ideale kandidaat heeft/is:

- een bachelordiploma, bij voorkeur secretariaatsmedewerker;
- uitermate discreet en kan omgaan met vertrouwelijke informatie;
- mínimaal 3-5 jaar werkervaring, bij voorkeur als management assistant, office assistant of secretariaat;
- een zeer goede kennis van het MS-Office pakket (Word, Excel, Powerpoint);
- een vlotte persoonlijkheid en in het bezit van een gezonde dosis assertiviteit;
- snel van aanpak met analytisch inzicht;
- proactief, gestructureerd en ondernemend;
- een vlotte pen en kan zich goed uitdrukken in het Nederlands en Engels.

**Wat wij jou bieden**:
Filevrij werken in een bedrijf met aandacht voor milieu, veiligheid en innovatie. Een correct salaris aangevuld met een uitgebreid pakket aan extralegale voordelen zoals maaltijdcheques, hospitalisatieverzekering met ambulante kosten en tandzorgen, groepsverzekering, wachtpolis, eindejaarspremie, winkelkortingen, mogelijke opbouw van extra vakantiedagen etc. Starten om 8u voor het tijdig openen van de receptie. Werken in een bedrijf met aandacht voor teambuildings & ontspanningsmogelijkheden tijdens de pauze zoals ping-pong
- & kickertafels.