- Je ondersteunt de interne beroepscommissie voor studievoortgangsbeslissingen administratief. Dat betekent onder andere dat je: de nodige dossierstukken verzamelt, de vergaderingen plant, lokalen boekt, de beroepscommissie samenstelt op basis van gedefinieerde regels, de partijen uitnodigt voor de zitting en de ontvankelijkheid van de dossier nagaat. je bereidt daarnaast zelfstandig onontvankelijkheidsbeslissingen voor die door de interne beroepscommissie genomen moeten worden. Je staat ook in voor de jaarlijkse rapportering over interne beroepen aan de Onderwijsraad. Je beheert daarvoor de databank met dossiers. In de periode van 1 september tot oktober ben je onmisbaar.
- Je bent verantwoordelijk voor de administratieve en logistieke coördinatie van de starttoetsen (verplichte ijkingstoetsen). Dat betekent dat je jaarlijks vergaderingen bijwoont met andere universiteiten en hogescholen om het logistieke/administratieve proces van de starttoetsen te verfijnen. Binnen UHasselt zorg je ervoor dat lokalen gereserveerd worden, toetsen en infosheets met werkwijzes voor elke opleiding klaarliggen, bewegwijzering klaar staat, studenten de juiste communicatie ontvangen over het hoe, waar en wat van hun ijkingstoets en ben je aanwezig tijdens de jaarlijkse ijkingstoetsmomenten (1 voormiddag begin juli, 1 voormiddag eind augustus) om studenten en opleidingen wegwijs te maken tijdens dit spannende moment. Je werkt (in de voorbereiding) op deze dagen samen met andere diensten en staat in voor een goede informatiedoorstroom tussen alle betrokkenen. Je ondersteunt tevens de interne werkgroep 'Remediëring' door de agenda voor te bereiden, vergaderingen te plannen, verslag te nemen, en de inhoudelijke medewerkers die de remediëring uitwerken te helpen bij het digitaliseren ervan.
- Je ondersteunt de stafmedewerker die binnen de dienst verantwoordelijk is voor het vormgeven en monitoren van de ECTS-fiches die alle informatie over onze opleidingsonderdelen bevatten (de studiegids). Dat betekent dat je samen met de stafmedewerker binnen onze dienst opleidingen of ondersteuners met vragen over het invullen van de ECTS-fiches adviseert, dat je opvolgt of ECTS-fiches tijdig beschikbaar zijn en volledig en correct werden ingevoerd binnen de krijtlijnen van het onderwijs- en examenreglement. Je kan hierbij inspelen op onverwachte situaties: je analyseert de situatie en implementeert oplossingen. Je staat mee in voor de voorbereiding van nota's voor beleidsorganen die inzicht geven in het opleidingsaanbod van UHasselt en het naleven van de toepasselijke overheidsregelgeving.
- Verder sta je samen met een collega-medewerker in voor de administratieve ondersteuning van de vicerector, de directeur en de stafmedewerkers binnen de dienst. Dit betekent dat je vergaderingen inplant, vergaderingen logistiek ondersteunt (boeken catering, lokalen etc.), webpagina's van de dienst onderhoudt, bestellingen opvolgt etc.
- Je doet proactief voorstellen om de processen waaraan je meewerkt, te verbeteren en je werkt actief mee aan het uitwerken van deze verbeteringen na validatie met als doel een efficiënte en kwaliteitsvolle dienstverlening te verzekeren.
- Je behaalde een (professionele) bachelor en hebt ervaring met administratieve ondersteuning/officemanagement.
- Je hebt bij voorkeur ervaring met juridische procedures en het correct toepassen van reglementen.
- Het proactief ondersteunen van collega's geeft jou voldoening.
- Je bent communicatief sterk en hanteert een heldere en correcte schrijfstijl, zowel in het Nederlands als in het Engels.
- Je werkt vlot met MS Office- (word, excel, powerpoint) en Google-toepassingen (Mail, Drive, Agenda, ...). Ervaring met CMS (Umbraco) is een pluspunt.
- Je bent in staat autonoom en punctueel te werken en blijft hierbij de teamdoelstellingen vooropstellen.
- Je zorgt voor een efficiënte organisatie van de aan jou toegewezen opdrachten en garandeert een vlotte voortgangscontrole.
- Je beschikt over een samenwerkingsgerichte houding en draagt actief bij aan een aangename werksfeer.
- Je bent proactief en werkt nauwkeurig
- Je houdt ervan om structuur aan te brengen. Tegelijkertijd beschik je over de nodige flexibiliteit om je aanpak aan te passen in functie van wijzigende behoeften of prioriteiten.
- Onverwachte situaties schrikken je niet af. Je speelt erop in en gaat op zoek naar oplossingen
medewerker Onderwijsbeheer - Hasselt, België - Universiteit Hasselt
Beschrijving
Jouw functie
Jouw team
De dienst Onderwijsbeleid en Kwaliteitszorg van UHasselt bestaat uit een -tal medewerkers die de UHasselt-onderwijscommunity inspireren en ondersteunen om kwaliteitsvol onderwijs te geven. We doen dat door opleidingen en docenten te ondersteunen met verschillende soorten expertise: van onder meer onderwijskundige en kwaliteitszorgkennis tot juridische expertise en data-analyse. Onze dienst is ook verantwoordelijk voor het opvolgen van heel wat administratieve onderwijsprocessen. Dat zijn onder meer de interne beroepsprocedures tegen studievoortgangsbeslissingen, het organiseren van ijkingstoetsen, het opvolgen van de ECTS-fiches (studiegids) en het opvolgen van het UHasselt- alsook het Vlaamse opleidingsaanbod.
Werk je graag samen? Ondersteun je graag collega's en opleidingen bij het doorlopen van administratieve onderwijsprocessen? Verzorg je je werk graag tot in de puntjes? Krijg je energie van een divers takenpakket? Ben je een administratieve duizendpoot? Dan is deze vacature misschien iets voor jou want onze dienst is op zoek naar een medewerker onderwijsmanagement.
Onze werkplek is gevestigd op de campus Hasselt, naast de Oude Gevangenis (Martelarenlaan , Hasselt). Deze is vlot bereikbaar met de fiets, te voet en met het openbaar vervoer. Je werkt nauw samen met alle medewerkers op de dienst Onderwijsbeleid en Kwaliteitszorg en komt zo in aanraking met een brede waaier aan ondersteunende, administratieve taken.
Jouw talenten
Ons aanbod voor jou