Administratief Bediende Backoffice - Gistel, België - ESQUENET

Beschrijving

Functieomschrijving

ESQUENET MST is gespecialiseerd in voertuigveiligheid en schadepreventie. Dagelijks werken wij aan de veiligheid op de weg en op de bedrijfsterreinen van onze klanten. Dankzij jarenlange ervaring en een team van vakkundige partners kunnen wij voor elk veiligheidsprobleem een passende oplossing bieden.

ESQUENET MST hanteert een no-nonsens werkcultuur zonder hiërarchie waar iedereen zeggenschap heeft en meebouwt aan de groei van de onderneming.

Door expansie van het bedrijf en ter ondersteuning van de back-office zijn wij op zoek naar een administratieve medewerker.

De verantwoordelijkheden voor deze functie zijn:

- inkomende telefoons en mails beantwoorden ;
- administratieve ondersteuning bieden aan de zaakvoerder ;
- aankoopbestellingen en relaties beheren ;
- inplannen en beheren van montages en interventies van vijf techniekers op de baan ;
- afspraken inplannen voor de zaakvoerder ;
- orders opvolgen van A tot Z (bestelling, orderbevestiging, leveringsbon, facturatie) ;
- facturatie, betalingen en opvolging betalingen ;
- opmaken en telefonische opvolging van offertes ;
- voorbereiden van orders voor verzending met DHL ;
- onze social media beheren (i.e. Linked-In, Instagram, Facebook en een gloednieuwe website)

Profiel
- Kandidaten zonder bachelor-diploma kunnen relevante werkervaring voorleggen.
- Je kan goed werken met MS-Office toepassingen (Excel, Word, Outlook, Powerpoint,...).
- Je hebt goede communicatieve skills en een positieve werkattitude.
- Je werkt graag proactief, hands-on en oplossingsgericht.
- Je neemt graag initiatief.
- Je bent punctueel en een organisatorisch talent.
- Kennis van het boekhoudkundig softwareprogramma Venice is een groot pluspunt
- Kennis van Duits is een pluspunt maar geen vereiste.

Jobgerelateerde competenties
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Professionele informatie en reglementering bijwerken
Documenten archiveren en klasseren
- Documenten coderen, klasseren en archiveren
- Brieven, verslagen, nota's,... opstellen en redigeren
- Dossiers behandelen en opvolgen (samenstellen, samenvatten, bijwerken van bestanden,...)
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- De voorraad opvolgen, tekorten vaststellen
Bestellingen plaatsen
- Vergaderingen voorbereiden en organiseren (uitnodigingen, voorbereiding van de dossiers, reservering van zalen,...)
- Kopieerwerk verrichten
- Administratieve dossiers samenstellen
Gegevens, de actualisatie van gegevens, terugzendingen of aanmaningen controleren
- Materiaal, toebehoren en verbruiksgoederen bestellen
De leveringen controleren
- Afspraken en planning van een verantwoordelijke of een medewerker organiseren
Telefonische oproepen en bezoekers filteren
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren
- Uitvoeringsvoorwaarden van onderhoudscontracten van kantoormateriaal, technische keuringen van voertuigen,... organiseren en opvolgen
- Beslissingen, dienstnota's, contracten behandelen en doorgeven, zowel intern als extern
- Brieven, tabellen,... invoeren volgens instructies

Persoonsgebonden competenties
- Plannen en organiseren
- Creativiteit
- Communiceren
- Verantwoordelijkheid
- Resultaatgerichtheid
- Zelfstandigheid
- Samenwerken
- Klantgerichtheid

Aanbod
- Een voltijdse, halftijdse of 4/5 tewerkstelling is mogelijk.
- Je werkt van maandag tot donderdag van 8u30 tot 12u30 en van 13u00 tot 17u00. Op vrijdag van 8u30 tot 12u30 en van 13u00 tot 15.30u
- Je ontvangt een loon volgens barema, aangevuld met maaltijdcheques.

Plaats tewerkstelling

ESQUENET
Galgestraat GISTEL
- Toon op kaart

Vereiste studies
- TSO 3de graad: Studiegebied Handel
- 3de graad algemeen vormend secundair onderwijs (ASO3)
- Professioneel (gerichte) bachelor (PBA)
- gelijkwaardig door ervaring.

Werkervaring
- Beperkte ervaring ( < 2 jaar )

Talenkennis
- Engels (zeer goed)
- Frans (goed)
- Nederlands (zeer goed)

Contract
- Vaste Job
- Contract van onbepaalde duur
- Voltijds
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- Galgestraat GISTEL