Adjoint(e) de programme - Brussels, België - L'Ambassade du Canada/ Embassy of Canada

Beschrijving

Adjoint(e) de programme (2 postes vacants)

Mission du Canada auprès de l'Union européenne à Bruxelles, Belgique

Emploi à durée indéterminée (EL-A2)

Position temps plein (37.5 heures/semaine)

L'assistant(e) administratif(ve) de programme fournit un soutien administratif et exécutif pour :

• Répondre aux demandes du superviseur et de l'équipe et coordonner les requêtes, planifier les réunions, gérer les calendriers et contribuer à la logistique des voyages et des dépenses ;
• Préparer, suivre et gérer le budget, les données statistiques financières et les dépenses (par exemple, les voyages, les réunions, l'hospitalité, les événements) ;
• Praiter et rapprocher les demandes de remboursement et les factures dans le logiciel de comptabilité ;
• Tenir à jour les bases de données de contacts et les inventaires, assurer le suivi des demandes, soutien au maintien des relations avec les contacts, gestion et suivi de divers documents (tels que des rapports, des lettres, des invitations et des tableaux), gérer et trier les courriels entrants dans les boîtes aux lettres électroniques de l'organisation, s'occuper de l'administration générale selon les besoins ;
• Organiser et coordonner la logistique des événements et des visites officielles et accueillir les invités.