Administratief Medewerker Secretariaat Cluster - Brussels, België - Odisee

Odisee

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Odisee is dé cohogeschool van Vlaanderen en Brussel, omdat ze 100% wil inzetten op cocreatie. Bij Odisee denken en doen we zoveel mogelijk 'in co'. Studenten, docenten, onderzoekers, bedrijven én de maatschappij: we werken samen aan een boeiend onderwijsproject. We bundelen onze krachten om de complexe uitdagingen van vandaag aan te pakken - binnen de hogeschool én op de werkvloer van onze werkveld en bedrijfspartners. Op die manier stomen we jongeren én volwassenen klaar voor een steeds sneller veranderende maatschappij. Onze hogeschool omarmt verschillen en diversiteit. Ze wil samen met studenten, bedrijven en andere partners experimenteren en ondernemen. Ze is gericht op levenslang leren en duurzaam praktijkgericht onderzoek, waar de maatschappij ook echt iets mee is.

Als office manager van de cluster Bedrijfskunde ondersteun je in hoofdzaak de opleidingshoofden en coördinatoren van de betreffende opleidingen en afstudeerrichtingen van campus Brussel. Daarnaast bied je occasioneel ook ondersteuning aan de clusterdirecteur.
- Referentie 2023-CO-04
- Solliciteren kan tot en met 26 februari '23

**Jouw taakinhoud**:
De office manager is de spil van de cluster en actief in verschillende domeinen. Je werkt voornamelijk voor de opleidingen Organisatie en Management, Bedrijfsmanagement, Marketing en Communication Support, Accounting Administration en de Engelstalige opleiding Business Management.

Hieronder een greep uit het gevarieerde takenpakket:

- Je verzorgt een heldere interne en externe communicatie. Je houdt de medewerkers van de cluster op de hoogte van praktische zaken en bent dan ook het directe aanspreekpunt voor al je collega's, docenten, studenten en externen.
- Je organiseert en/of ondersteunt evenementen in en rond de campus zoals infodagen, proclamatie, allerhande events en bent onder meer verantwoordelijk voor reservaties, uitnodigingen, planning, financiën en het draaiboek, kortom 'the big picture'.
- Je beheert de administratieve processen van de cluster, zoals het aanmaken en opvolgen van stagecontracten, bachelorproefovereenkomsten enzovoort.
- Je bereidt vergaderingen voor, zorgt voor de organisatie ervan en maakt verslagen (notuleren + naverwerking).
- Je staat samen met je collega's in voor de eerstelijns ombudsdienst voor studenten (herplannen van examens, ziekteattesten beheren,).

Andere taken zijn:

- Plannen van en opvolgen van de sollicitatieprocedure bij aanwervingen van lectoren; Reserveren van lokalen, catering, AVM. Ophalen en verdelen van post; Agendabeheer: je plant afspraken in met interne en externe personen;
- Organiseren en opvolgen van kopieer en drukwerk, voorraadbeheer, archivering; Adhoc opdrachten uitvoeren voor opleidingshoofden en coördinatoren; Coördineren van de onthaalopdrachten van de cluster.

**Jouw profiel**:

- Je beschikt over een bachelordiploma (bij voorkeur Organisatie en Management, voorheen Office Management) of bent gelijkwaardig door ervaring.
- Je gebruikt de meeste ICT-toepassingen efficiënt en de cloud kent voor jou geen geheimen. In Word werk je met mailmerge om bijvoorbeeld labels te maken, brieven en sjablonen op te stellen en de opmaak van documenten te verzorgen. Excel is je toeverlaat bij het opstellen van tabellen, lijsten enzovoort. In PowerPoint laat je je creatieve kant zien. Outlook is je speelterrein voor het dagelijkse mailverkeer, het agendabeheer, het inplannen van afspraken en meetings enzovoort.
- Je maakt inschrijvingsmodules en leert alle ins en outs van het elektronisch leerplatform (Toledo) kennen. Als medewerker budgethouder ben je verantwoordelijk voor de correcte goedkeuring van interne en externe facturen in de financiële tool. De planning van reservaties en meldingen doe je in de planningstool
- Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. Je zal hoofdzakelijk in het Nederlands en het Engels communiceren. Je bent stressbestendig en kan een veelheid van taken aan.
- Je bent een kei in nauwkeurig en efficiënt werken en een rolmodel voor studenten in opleiding.
- Loyaliteit, luisterbereidheid en discretie gaan hand in hand met jouw klantvriendelijkheid en zorgzame ingesteldheid.

**Ons aanbod**:

- Samenwerking in een dynamische en stimulerende onderwijsomgeving.
- Een boeiende, gevarieerde job vol interessante contacten, projecten en mogelijkheden om je competenties aan te scherpen, ook via vorming.
- Een deeltijds contract van onbepaalde duur als bediende, met een tewerkstellingspercentage van 80%. Een voltijdse tewerkstelling bedraagt 38u/week.
- Verloning overeenkomstig graad B1 (weddeschaal B11 of B12) naargelang de voorgelegde relevante ervaring.
- Nuttige beroepservaring opgedaan buiten het onderwijs kunnen we opnemen in de geldelijke anciënniteit, voor zover ze relevant is voor de uit te oefenen functie en je ze schriftelijk kan bewijzen.
- Je werkt in hartje Brussel, op vijf minuutjes wandelen van het Centraal Station. Indien gewenst in combinatie met 1 dag thuiswerk.
-