Assistant Administratif - Aalst, België - Bausch + Lomb

Beschrijving

Le laboratoire Bausch + Lomb, division d'optique et d'ophtalmologie, développe et commercialise des traitements médicaux innovants.

Avec 160 ans d'expertise dans ce domaine et un portfolio de produits disponibles dans plus de 100 pays, nos 10000 salariés ont amené Bausch + Lomb à devenir un acteur incontournable de l'ophtalmologie.

Nous recherchons actuellement un.e en CDI pour rejoindre notre équipe basée à Erembodegem.

**BUT DE L'EMPLOI**

L'assistant.e fournit un soutien administratif et commercial expérimenté à l'équipe des ventes - marketing et affaires réglementaires au Benelux.

Ce rôle relève directement du directeur des ventes et du marketing Benelux Pharma.

**MISSIONS**

**Généralités**:

- Soutenir les gestionnaires et les employés dans une variété de tâches liées à l'organisation et à la communication.
- Sécuriser les salles de conférence, commander du matériel de bureau et fournir un soutien administratif.
- Répond aux appels téléphoniques directs (courriels).
- Sert de ressource départementale pour les technologies internes de Bausch & Lomb (c.à-d. Outlook, Teams, Force de vente, Concur, Compliance wire, etc.)
- Coordonne les voyages: vols/hôtels, coordination des réunions in et offsite pour l'équipe Benelux.
- Aider à l'intégration du nouveau personnel (matériel).

**Soutenir les ventes / ventes sur le terrain et le marketing Benelux dans tous les aspects commerciaux**:

- Suivi du budget commercial & marketing.
- Devis et gestion sur place de réunions/conférences/événements/séminaires.
- Gère les contrats.
- Suivi des devis pour les hôpitaux, les grossistes et les groupements d'achats.
- Écrit et envoie des mailings aux groupes cibles des clients.
- Assiste le chef de produit dans la production d'outils promotionnels. Interface avec les graphistes.
- Traduit le matériel marketing et la relecture comme un deuxième œil.
- Gère le matériel de marketing (in/out) et organise la distribution aux représentants.

**Soutenir le Responsable Réglementaire dans la mise en œuvre et le maintien des différentes procédures des affaires réglementaires**:

- Maintenir et mettre à jour les diverses procédures d'AR.
- Participer à la préparation des audits internes et externes.
- Suivi mensuel des livraisons d'échantillons. Consolidation trimestrielle de la déclaration correcte des échantillons par les représentants.
- Assistance à la déclaration de transparence pharmaceutique.
- Soutien/préparation/suivi & archivage de RAF/CAF.
- Demandes MDEON en collaboration avec le responsable réglementaire
- Met à jour le tableau des plaintes et des effets secondaires.
- Organise le retour des produits défectueux.
- Crée un fichier structuré pour surveiller les éléments d'empaquetage, qui est mis à jour régulièrement.
- Rapprochement annuel et suivi de la libération administrative des lots pour le marché Benelux.
- Administrateur pour le fil de conformité.
- Distribue les dernières mises à jour SPC à l'équipe commerciale.

COMPÉTENCES ET EXPÉRIENCE
- Vous avez une expérience professionnelle éprouvée en tant qu'assistant administratif pharmaceutique ou soutien aux ventes / marketing pharma.
- Vous avez développé des compétences en gestion du temps et des compétences organisationnelles -pour prioriser le travail et / ou multitâche. Vous êtes reconnu.e comme un.e d'équipe et un.e avec un haut niveau de dévouement.
- Vous êtes en mesure de travailler dans des délais stricts.
- Pouvoir discrétionnaire de traiter la correspondance sensible et confidentielle.
- Expérience pratique avec le logiciel CRM et MS Office
- La maîtrise du néerlandais-français et de l'anglais (écrit/parlé) est OBLIGATOIRE.

EMPLACEMENT:
Le poste sera basé : Korte Keppestraat Erembodegem

Type d'emploi : CDI

Salaire : 2.105,00€ à 2.177,00€ par mois

Avantages:

- Ordinateur de fonction
- Participation aux bénéfices

Flexible Language Requirement:

- Français non requis
- Néerlandais non requis

Types de primes et de gratifications:

- 13ème mois
- Primes

Expérience:

- Administration: 1 an (Exigé)

Langue:

- Néerlandais (Exigé)
- Anglais (Exigé)

Lieu du poste : En présentiel