Management Assistent - Jette, België - Hogeschool PXL

Beschrijving

Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio. In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening. We claimen kwaliteit in een innovatieve en multidisciplinaire omgeving die vlotheid en tegelijk sérieux uitstraalt.

Hogeschool PXL heeft voor het aanleggen van een talentenpool een externe vacature voor een contractuele aanstelling voor: Functieomschrijving Hogeschool PXL is met meer dan 10700 studenten en 1300 medewerkers een toonaangevende hogeschool in de regio. In het dynamisch netwerk van Hogeschool PXL dagen we elke partner vandaag uit om samen de toekomst te ontwerpen. Doordrongen van identiteit en praktijk leiden we ondernemende, geëngageerde, creatieve professionals en kunstenaars op. We werken samen aan oplossingen met organisaties in onderzoek en dienstverlening.

Hogeschool PXL heeft 9 departementen, verspreid over 5 campussen. Een volledig overzicht van ons opleidingsaanbod en de werking van onze hogeschool vind je hier. Je komt terecht in een organisatie die kwaliteit claimt, in een innovatieve omgeving waarin we tegelijk vlot en serieus samenwerken

FUNCTIEOMSCHRIJVING
Als managementassistent ben je de rechterhand van het departementshoofd.
Je draagt bij aan de efficiënte werking van het departement en de realisatie van een professionele inrichting van het onderwijs binnen het departement door administratieve, financiële en logistieke ondersteuning en het beheer van interne en externe informatie- en communicatiekanalen van het departement.

Een greep uit het diverse takenpakket:

• je verzorgt algemeen secretariaatswerk voor het departement en ondersteunt het departementshoofd;
• je biedt administratieve en logistieke ondersteuning voor vergaderingen, proefdagen, organisatie van examens en examenfeedback, voortgangscommissies, deliberaties, ...;
• je verstrekt informatie aan en bent aanspreekpunt voor zowel studenten, lectoren, externen als de centrale diensten (ziektemeldingen, interne postbedeling, schuldvorderingen, ...);
• je bent mee verantwoordelijk voor de organisatie van diverse events en activiteiten binnen het departement;
• je ondersteunt bij alumniwerking en studiereizen;
• je staat in voor de financiële opvolging van departementale budgetten, bestellingen, begrotingen, diverse financiële aanvragen (gastsprekers, studiereizen, catering, fietsvergoedingen, onkostenvergoedingen, ...);
• je staat mee in voor de customer relations van het departement en beheert de interne en externe informatiekanalen (o.a. mail, blackboard, social media) voor verspreiding van informatie en pr van het departement;
• je volgt de administratie op omtrent specifieke attesten voor de studenten van het departement;
• je voert samen met het team van het algemeen secretariaat waar jij ook deel van uitmaakt ad hoc taken uit.

Profiel Wat wij vragen:

• Je bent in het bezit van professioneel bachelor diploma in een bij voorkeur administratieve afstudeerrichting;
• Je kan relevante beroepservaring aantonen in een bij voorkeur gelijkaardige functie.

De professional die wij zoeken:

• is administratief sterk en schakelt vlot tussen diverse taken in een variërend takenpakket dat niet strikt afgelijnd is;
• kan vlot werken met diverse ICT-toepassingen (o.a. Officesoftware, MS Teams) en leert gemakkelijk nieuwe systemen aan;
• is contactvaardig, vlot in de omgang en communicatief sterk: zowel schriftelijk als mondeling;
• werkt probleemoplossend en durft ook initiatief te nemen;
• is klantgericht en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie;
• werkt autonoom en kan taken zelfstandig plannen en organiseren;
• kan ook bij verhoogde werkdruk hoofd- van bijzaken onderscheiden;
• is flexibel naar beschikbaarheid voor de uitoefening van taken.

Dan bezit jij de "X-factor" en nodigen wij jou graag uit om te solliciteren.
Aanbod We gaan op korte termijn op zoek naar managementassistenten voor verschillende departementen in zowel structurele als tijdelijke tewerkstelling.
Gerangschikte kandidaten na de selectieprocedure worden opgenomen in een talentenpool en komen in aanmerking voor toekomstige aanverwante functies waarvoor dezelfde kennis en vaardigheden vereist zijn; en dit gedurende een tijdsbestek van twee jaar.
Tijdens deze periode kan je – bij een concrete openstaande functie - uitgenodigd worden voor een bijkomend gesprek om kennis te maken met het aanbod en de opleiding waarin je mogelijks terecht komt.
Salarisschaal
De inschaling gebeurt op bachelorniveau in overeenkomstige salarisschaal B11 (equivalent 581)
Voor meer informatie: https://data-
Je vindt het bruto geïndexeerd maandsalaris in de kolom 'maandsalaris'.

Naast anciënniteit in de openbare sector kan ook relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige worden toegekend, conform het hogescholendecreet. Deze nuttige beroepservaring kan worden toegekend mits het voorleggen van de noodzakelijke bewijsstukken binnen de maand na indiensttreding en onderzoek van het volledige dossier.
De arbeidsvoorwaarden en anciënniteitsbepalingen voor interne kandidaten zoals eerder verworven, blijven behouden.