Méthode de travail

On me demande souvent comment je fais pour être sûr que mon équipe accomplira la mission donnée.

4 Principes :

• Le briefing / débriefing : 

• J’explique clairement aux opérateurs ce que j’attends d’eux, la manière dont je veux qu’ils accomplissent la tâche et, éventuellement, le temps qu’ils ont pour l’accomplir.
• Une fois la tâche accomplie, je reviens vers eux et je leur demande s’ils ont eu des difficultés pour l’accomplir et s’ils ont besoins de renseignements supplémentaires voire d’une formation complémentaire

• La communication sécurisée :

• Si je vois un gros point d’interrogation apparaitre au-dessus de la tête de mon opérateur lorsque je lui explique la tâche à accomplir, je lui demande de me réexpliquer ce que j’attends de lui.
• S’il ne sait pas, c’est qu’effectivement il n’a pas compris et je lui réexplique.
• Si après plusieurs tentatives d’explications je vois qu’il ne comprend toujours pas, je donne la mission à un autre opérateur et je donne une tâche plus à sa portée au premier

• Le respect des procédures

• Comment envisager un travail bien fait si l’on ne respecte pas les procédures ? 
• Les procédures sont là et on ne peut y déroger : Prenons le cas de la mise en stock d’un produit pharmaceutique : si le temps maximum pour effectuer cette opération est de 2 minutes, on ne peut en aucun cas l’effectuer en 3 minutes sous peine d’endommager le produit et de devoir gérer une « déviation » voire même de devoir détruire le produit qui ne répondrait plus aux normes fixées par le client.

• L’attitude interrogative :

• Si mon opérateur ne sait plus comment il doit effectuer la tâche qui lui a été confiée il vaut mieux poser une « bête question » que de faire n’importe quoi.
• Il n’y a, en fait, aucune bête question … Que de bêtes personnes qui n’osent pas la poser …
• Idem pour moi, si on me pose une question à laquelle je n’ai pas la réponse, plutôt que de dire n’importe quoi pour ne pas avoir « l’air bête », je dis à l’opérateur que je vais me renseigner et que je reviens vers lui dès que j’ai la bonne réponse à sa question.

On me demande également souvent comment je vais organiser ma journée pour être sûr que j’arriverais à accomplir tout le travail que je dois accomplir …

La Matrice d’Eisenhower

• L’urgent et important : ex le patron me demande un rapport sur un incident qui vient de se produire : je m’en occupe immédiatement moi-même
• L’important non urgent : ex les évaluations des opérateurs : je les planifie sur les jours de la semaine et donne des rendez-vous aux opérateurs
• L’urgent non important : ex remplir un CMR pour un camion qui doit partir : Il n’est pas obligatoire que ce soit moi qui le remplisse : je délègue cette tâche à un cariste … Il est tout-à-fait capable de le faire et sait exactement ce qu’il a chargé dans le camion et peut de ce fait remplir le document au plus juste
• Ni important ni urgent : Je ne m’en occupe pas jusqu’à ce que la tâche entre dans une des trois autres catégories.