administratief Assistent - Brussels, België - Vivalis

Vivalis

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

De functie binnen de organisatie
Vivalis vormt de Administratie van de Gemeenschappelijke Gemeenschapscommissie (GGC).

Met de opdracht het leven van alle Brusselaars te verbeteren op het vlak van welzijn en gezondheid, streeft Vivalis ernaar de referentieadministratie te worden in die materies.

Vivalis brengt een honderdtal medewerkers bijeen in een actieve, tweetalige administratie waar deskundigheid, zin voor samenwerking, gelijke behandeling en zorg voor dienstverlening aan burgers de kernwaarden zijn.

Vivalis bestaat uit een studiedienst, een communicatiedienst en vier directies:

- 'Gezondheid & Bijstand aan Personen': het verlenen en vernieuwen van institutionele goedkeuringen, het verlenen van subsidies, het opstellen van nieuwe verordeningen of besluiten,...;
- 'Controle': administratieve en financiële controle van instellingen die door de GGC erkend of gesubsidieerd zijn;
- 'Coördinatie & Procedures': transversale ondersteunende diensten voor de andere Directies (HR, administratieve coördinatie, juridische dienst, Infrastructuur);
- 'Begroting & Financiën': het toezicht op de naleving van de vastgestelde budgetten en het goede beheer van de uitgaven;
- Het 'Observatorium voor Gezondheid en Welzijn', een studiedienst.

De administratief assistent zal werken bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen'. Hij zal meewerken aan de opdrachten van een of meer cellen van de directie en nauw samenwerken met de verantwoordelijken van die cellen.

Opdrachten verbonden aan de functie
De administratief assistent verleent administratieve ondersteuning bij de activiteiten van elk van de medewerkers van de cel(len) waaraan hij wordt toegewezen.

Meer in het bijzonder moet hij administratieve en organisatorische taken organiseren en opvolgen voor een of meer hiërarchische meerderen van de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' om hem (hen) te ondersteunen bij de uitvoering van zijn (hun) activiteiten (ziekten met aangifteplicht beheren, screeningprogramma's beheren voor ziekten zoals kanker, dopingbestrijding, enz.).

Als administratief assistent bij de directie 'Gezondheid en Bijstand aan Personen' vereist de functie:

- De activiteiten dagelijks coördineren;
- Een planning opstellen en de verschillende fasen van een dossier opvolgen, prioriteiten vastleggen, zijn werk organiseren en de taken opvolgen in samenwerking met het diensthoofd;
- Actief samenwerken met het diensthoofd om hem te informeren over de voortgang van de aanvragen, hem moeilijkheden te melden, om proactief te zijn en oplossingen voor te stellen;
- Deelnemen aan vergaderingen met de sleutelactoren en de agenda en notulen ervan opstellen en verspreiden;
- Deelnemen aan de officieuze coördinatie van de regelgeving door het diensthoofd bij te staan bij de opvolging of de veranderingen van de regelgeving en door wijzigingen voor te stellen;
- Memo's, adviezen, teksten, documenten, enz. tussen de directie, andere diensten of externe partners ontvangen, verdelen en er correct en op het gepaste moment verslag van uitbrengen.

Profiel
- Kandidaten voor de betrekking van administratief assistent moeten in het bezit zijn van een diploma hoger onderwijs van het korte type (graduaat of bachelor);
- Gewenste kwaliteiten: adviseur, ondersteunend medeweker voor het dossierbeheer, procesdeskundige, ondersteunend medewerker voor kennismanagement ;
- Kennis van de verschillende bevoegdheidsdomeinen van de administratie is een troef (gezondheid of bijstand aan personen);
- Ervaring in een overheidsadministratie of kennis van de overheidsadministratie is een troef.
- Kennis van de tweede Brusselse taal is een troef.

Wat wij aanbieden voor deze functie
- Weddeschaal B101 [min ,99 €; max ,11 €] geïndexeerd volgens het huidige stijgingscoëfficiënt (2,0399 op 01/12/2023);
- Maaltijdcheques met een nominale waarde van 8 euro per gewerkte dag (met inhouding van 1,09 euro);
- Hospitalisatieverzekering, met inbegrip van kind(eren) en echtgeno(o)t(e) (tot en met 66 jaar);
- Vlot bereikbaar met het openbaar vervoer;
- Gratis openbaar vervoer voor het woon-werktraject;
- Mogelijkheid tot een fietsvergoeding en/of een Villo abonnement;
- Flexibel uurrooster in de 38-urenweek;
- Mogelijkheid tot telewerken;
- 35 dagen verlof per jaar;
- Sociale dienst (collectieve en individuele voordelen van culturele, sportieve, recreatieve of feestelijke aard);
- Tal van opleidingsmogelijkheden;
- Mogelijkheid om interessante tweetaligheidstoelagen te verkrijgen.

Sollicitatieprocedure
**Alle kandidaatstellingen moeten het volgende omvatten**:

- het referentienummer van deze procedure: 2022_BE_B1_22;
- een motivatiebrief met een toelichting over de kwalificaties en ervaring die de kandidaat kan voorleggen met betrekking tot de functie;
- een bijgewerkt CV.

**Aanwervingsprocedure**:
De kandidaten moeten vooraf een schriftelijke test afleggen, op afstand, om hun technische vaardigheden te beoordelen. Deze test duurt 30 mi