Expert-e Administratif-ve/collaborateur-rice - Sint-Gillis, België - Werkenvoor / Travailler

Werkenvoor / Travailler

Geverifieerd bedrijf

Sint-Gillis, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

**Code de sélection**:

- AFG24047**Langue**:

- Français**Diplôme**:

- Bachelier
- Master

**Type de contrat**:

- Statutaire**Niveau de fonction**:

- B**Type de recrutement**:

- Marché interne
- Recrutement externe

**Durée**:

- Durée indéterminée**Lieu de travail**:

- 1060 Saint-Gilles**Temps plein/temps partiel**:

- À temps plein**Résumé**:
**Contenu de la fonction**:
Vous appréciez le travail administratif et souhaitez rejoindre une équipe dynamique et une organisation engagée ? Dans ce cas, vous êtes la personne que nous recherchons

En tant que **soutien administratif **et** organisateur-rice pratique**, vous fournissez un soutien logistique et administratif sur demande et en collaboration avec les gestionnaires de dossiers. Les tâches couvrent un large éventail d'activités, allant du soutien lors de formations et de journées d'étude et la rédaction de PV à la préparation d'un dossier pour une demande d'avis auprès d'une institution publique.
- Exemples de tâches_

Vous organisez des réunions avec des externes et des membres de l'Institut, à l'Institut même, en ligne ou dans un lieu externe, avec ou sans interprétation simultanée par des interprètes externes.

Vous assistez à des concertations et vous rédigez le PV ou le rapport.

Vous préparez des documents administratifs tels que le rapport de la direction et les notes pour le conseil d'administration, dans les délais prédéfinis et selon les procédures en vigueur.

Vous préparez concrètement une journée d'étude/groupes de travail/formation en effectuant des tâches organisationnelles telles que la préparation des listes de participant-e-s, des badges pour les participant-e-s, des fardes de documentation, etc., et vous organisez l'accueil le jour même de l'événement.

Vous préparez des bons de commande.

Vous préparez des dossiers d'information et des fardes de documentation, sur base des instructions des coordinateur-rice-s d'équipe ou des gestionnaires de dossiers.

Vous rédigez des réponses standards aux questions des tiers, en concertation avec les coordinateur-rice-s d'équipe ou les gestionnaires de dossiers.

En tant que **personne de contact et gestionnaire de données et/ou de documentation **, vous soutenez le département/service en répondant à un large éventail de questions ou de réclamations des client-e-s et vous classez les dossiers, documents ou autres informations pertinentes pour le département/service conformément aux dossiers et à la réglementation.
- Exemples de tâches_

Vous répondez au téléphone et, si nécessaire, transférez l'appel vers des personnes ou services spécialisés.

Vous répondez aux questions d'information des client-e-s par téléphone ou par courriel ou transférez le message.

Vous acceptez ou transmettez des messages.

Vous rédigez des lettres/courriers standards et des lettres/courriers personnalisés pour le service/département.

Vous assurez le suivi administratif de la mise en œuvre des dossiers.

Vous faites rapport au-à la gestionnaire de dossier, de manière proactive, en cas de problèmes administratifs liés à la mise en œuvre, vous proposez des solutions et vous agissez de manière proactive.

Vous aidez les coordinateur/rices d'équipe à enregistrer et archiver les données et à assurer le suivi des dossiers.

**Plus d'info sur la fonction ?**

Retrouvez les coordonnées utiles dans l'onglet "Informations supplémentaires - personnes de contact".

**Employeur**:
Il y a actuellement 2 postes vacants : 1 poste au sein du **Service de la Direction **et 1 poste au sein du** Dé**partement Opérations** auprès de l'**Institut pour l'égalité des Femmes et des Hommes.** (Place Victor Horta 40 à 1060 Bruxelles).

Une réserve sera constituée pour d'éventuels recrutements au sein d'autres départements.:
L'IEFH compte 4 départements : la direction et ses services d'appui, le département Communication, Recherche, Formation et Traduction, le département Opérations et le département Soutien.

Le **Service de la Direction** se compose de la direction, d'une conseillère en relations nationales, d'une conseillère en relations internationales et d'un coordinateur stratégie et politique. En tant qu'expert-e administratif-ve au sein de ce service, vous serez notamment chargé-e d'apporter un soutien administratif à ces personnes et, en particulier, d'assurer le secrétariat des deux membres de la direction et du conseil d'administration.

Le **d**épartement Opérations** se compose de 2 équipes : l'équipe 'Assistance juridique individuelle' et l'équipe 'Analyse et Soutien des politiques'. En tant qu'expert-e administratif-ve au sein de ce département, sous la direction de la cheffe de département, vous serez notamment responsable du soutien administratif de ces deux équipes.

Au sein de l'IEFH, qui connaît une croissance rapide, nous voulons créer un lieu