Office Manager - Brussels, België - Giz Gmbh (Deutsche Gesellschaft FüR Internationale Zusammenarbeit)

Giz Gmbh (Deutsche Gesellschaft FüR Internationale Zusammenarbeit)

Geverifieerd bedrijf

Brussels, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

EUROCLIMA ist ein gemeinsam von EU und BMZ finanziertes Programm zur Unterstützung von 33 Ländern in Lateinamerika und der Karibik bei der Umsetzung von transformativen Ansätzen für Klimaschutz, Anpassung an den Klimawandel und den Erhalt der Biodiversität. Das Vorhaben zielt darauf ab, die Leistungsfähigkeit der relevanten Akteure in Lateinamerika und der Karibik, das Pariser Abkommen mit Ausrichtung auf ein 1,5-Grad-Ziel umzusetzen, zu verbessern. Die deutsche Unterstützung für das Vorhaben ist ein zentraler Bestandteil für die regionale Team Europe Initiative zur Green Transition in Lateinamerika und Karibik als übergreifenden Rahmen.

EUROCLIMA wird von fünf europäischen Durchführungsorganisationen sowie drei UN-Organisationen umgesetzt.

Neben der Unterstützung bei der Gesamtkoordination und der Verantwortung für die Fazilitation von Länderdialogen ist die GIZ in dem Vorhaben für die Umsetzung von länderspezifischen und regionalen Maßnahmen in folgenden Handlungsfeldern tätig: (1) Climate Governance, (2) Forst, Biodiversität, Ökosysteme und klimaresiliente landwirtschaftliche Produktionssysteme, (3) Ressourceneffiziente Stadtentwicklung und urbane Mobilität sowie (4) Klimafreundliche Energiesysteme.

**Wir suchen für unser Team in Brüssel ab sofort eine*n Office Manager*in.**

**Ihre Aufgaben**:

- Unterstützung bei administrativen Prozessen wie z.B. Vertragserstellung, Reisekostenabwicklung des Teams, Erstellung und regelmäßige Aktualisierung eines gemeinsamen Kalenders, Abwesenheitsmeldungen des Teams
- Unterstützung im Auftragsmanagement und bei der Berichterstattung
- Abwicklung administrativer Vorgänge mit den unterschiedlichen Landesbüros
- Koordination der Einstellung von Praktikant*innen und anderen neuen Kolleg*innen in Brüssel
- Unterstützung beim Wissensmanagement des Programms, z.B. in der Konzeptualisierung und Aktualisierung der Ablage von Dokumenten sowie Datenpflege in den internen Ablagesystemen, Erstellung von Protokollen und Präsentationen
- Beschaffung von Büromaterial und Sachgütern und deren Inventarisierung
- Verantwortung für alle datenschutz-relevanten Prozesse im Team
- Sicherstellung der sachgerechten Aktenführung und Dokumentation sowie Pflege von internen und externen Kontaktdaten
- Übernahme von logistischen und organisatorischen Aufgaben für z.B. Teamworkshops und andere Meetings (Raumreservierungen, Hotelbuchungen, Catering,)
- Punktuelle Unterstützung des Finanzmanagements

**Ihr Profil**:

- Mehrjährige für die Position relevante Berufserfahrung
- Mehrjährige Erfahrung mit kaufmännischen und administrativen Prozessen sowie Dokumentensystemen der GIZ
- Teamfähigkeit und interkulturelle Kompetenz, sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationskompetenz
- Hohe Organisationsfähigkeit sowie eine selbständige, strukturierte und sehr sorgfältige Arbeitsweise auch bei hohem Arbeitsaufkommen
- Sehr gute MS Office, TEAMS und Sharepoint Kenntnisse
- Sprachkenntnisse: fließende Kenntnisse von mindestens zwei, besser drei der Sprachen: Deutsch, Englisch, Spanisch

Wir bieten einen befristeten Arbeitsvertrag mit der GIZ in Brüssel nach belgischem Recht (PC200). Die Stelle wird entsprechend der Erfahrung vergütet. Zusätzlich zu den gesetzlichen Feiertagen erhalten Sie 5 zusätzliche Urlaubstage pro Kalenderjahr, sowie Lunch Schecks, eine Zusatz-Krankenversicherung für Krankenhausaufenthalte und die Erstattung eines Monatstickets für die öffentlichen Verkehrsmittel in Brüssel sowie die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten in Übereinstimmung mit unserer entsprechenden Policy.

Wir freuen uns darauf, von Ihnen zu hören

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