Assistant Administratif - Bruxelles Ixelles, België - Université libre de Bruxelles

Université libre de Bruxelles

Geverifieerd bedrijf

Bruxelles Ixelles, België

1 week geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

offre d'emploi 2023/111

**La Faculté de philosophie et sciences sociales - Administration facultaire - recrute**:
**Un-e assistant-e administratif-ve pour un CDI à temps plein**

**Contexte**:

- La Faculté de Philosophie et Sciences sociales est la plus importante faculté de l'Université Libre de Bruxelles. Forte de ses 6.500 é, elle apporte un soutien administratif à 4 départements d'enseignement et 12 centres de recherche. Elle organise les enseignements (bacheliers, masters, masters de spécialisation et agrégation) et développe la recherche dans une majorité des disciplines de sciences humaines et sociales : sciences politiques, philosophie, histoire, histoire de l'art, archéologie, sociologie, anthropologie, musicologie, etc.
- Le/La responsable du secrétariat du Décanat de la Faculté dépend hiérarchiquement de la Directrice de l'administration facultaire et opérationnellement du/de la de la Faculté.
- Il/elle est le premier support administratif pour le/la de la Faculté ainsi que le/la de l'administration facultaire (DAF).
- Le secrétariat y joue un rôle d'interface et de relais facilitant la transmission des informations entre ces différents interlocuteurs et les autres services administratifs facultaires et généraux.

**Missions**:

- 1.Support administratif au décanat (d'abord auprès du/de la et du/de la DAF et plus largement auprès de l'ensemble de l'équipe décanale (vice-Doyen-nes de fonction) :_
- Gestion des agendas et organisation des réunions impliquant la présence du/de la Doyen-ne et/ou du/de la DAF ou de tout membre de l'équipe décanale : prise de rendez-vous, planification et modification des réunions internes à la Faculté et institutionnelles, logistique (catering, réservation des locaux), etc.
- Gestion de la boîte mail décanale: tri des messages entrant et réponses n'impliquant pas de décisions politiques, suivi des demandes auprès du/de la DAF et du/de la , élaboration et mise à jour des mailing-lists (corps académique, scientifique, ATGS, etc.), diffusion des communications décanales et institutionnelles, etc.
- Elaboration des calendriers facultaires en collaboration avec le/la DAF et le/la responsable du SPES (calendrier des assemblées facultaires et des procédures académiques)
- Gestion des salles de réunion facultaires décanales (en partenariat avec la faculté SBSEM)
- Gestion des déplacements des membres du Décanat et des invité-es
- 2. Support administratif pour la mise en œuvre des assemblées et commissions facultaires :_
- Appui, préparation et suivi des assemblées facultaires (bureaux, conseils facultaires, commissions spéciales) : préparation et mise à disposition du Décanat des ordres du jour, participation aux réunions préparatoires avec l'équipe décanale, envoi des ordres du jour et des projets de pv via la boîte mail du Décanat, etc.
- Appui et préparation des commissions facultaires (enseignement, recherche, RI), des commissions académiques _ad hoc_ (promotion des membres du corps académique) et des commissions de recrutement des chaires profilées facultaires : préparation et lancement de l'appel, définition de la date de réunion de la commission, préparation des dossiers : rassemblement et mise à disposition des documents utiles, suivis auprès des instances facultaires et/ou des services _ad hoc_ au sein des l'Institution après la réunion des commissions etc.
- 3. Accueil, information et orientation de toute personne se présentant au Décanat (académique, scientifique, étudiant-e) :_
- 4. Support à la comptabilité et aux crédits (facultaires et émanant de l'administration générale):_
- Suivis du compte du/de la et des dépenses effectuées par le service via les cartes de crédit facultaires : établissement des bons de remboursement, vérification des dépenses et des relevés de cartes
- Gestion des demandes de crédits facultaires : lancement de l'appel, réception des dossiers, établissement et préparation du fichier Excel à disposition du/de la pour prise de décision, suivi après approbation des crédits auprès des
- Gestion des demandes de crédits pour les étudiant-es-assistant-es : envoi de l'appel, réception des heures souhaitées, préparation du dossier pour approbation en conseil facultaire, transmission vers le SAGE et suivi auprès des destinataires après octroi des quotas
- 5. Appui à l'organisation d'événements facultaires :_
- En collaboration avec la cellule communication de la Faculté : réservation de locaux internes à l'ULB, prises de contact auprès de prestataires externes (salles de fêtes, restaurants, traiteurs, activités teambuilding, etc.) et confirmation de la collaboration pour l'organisation de l'événement
- Préparation et envoi des invitations et des rappels
- Appui à la mise en œuvre pratique