Administratief medewerker Industrieel Onderzoeksfonds - Leuven, België - KU Leuven

Beschrijving

Administratief medewerker Industrieel Onderzoeksfonds

(ref. ATP
Laatst aangepast: 17/04/24

Met het Industrieel Onderzoeksfonds (IOF) slaan we de brug tussen het academisch basisonderzoek en de noden en uitdagingen in industrie en samenleving. Het doel is om de overdracht van kennis en innovaties vanuit fundamenteel en strategisch basisonderzoek naar de markt te versnellen.
In nauwe samenwerking tussen de Tech Transfer Office (LRD) en de Dienst Onderzoekscoördinatie (DOC) staat het IOF-team onder meer in voor het informeren, stimuleren en begeleiden van onderzoekers voor valorisatiegerichte projecten en mandaten. Verder staat het team in voor de ondersteuning van het selectie- en evaluatieproces van financieringsaanvragen voor dit type projecten en mandaten.
Als administratief medewerker sta je mee in voor de coördinatie en uitvoering van alle administratieve processen die met deze selecties samenhangen, alsook de communicatie hieromtrent.

Website van de eenheid

Functie

Je ondersteunt de evaluatie- en selectieprocedures van een aantal financieringsprogramma's binnen het IOF. Je staat in voor de administratieve voorbereidende taken en de opvolging van de aanvraag- en selectieprocedures (het op punt stellen van de oproepen, het verzamelen van informatie, het verzorgen van de eerste lijns-communicatie met alle betrokkenen en het organiseren van de volledige follow-up van aanvraag tot toekenning).
Je zoekt experten voor het beoordelen van onderzoeksaanvragen, zorgt voor het aanschrijven van referees en de opvolging van het refereeproces.
Je behoudt het overzicht betreffende de verslaggeving en volgt de inlevering van verslagen en beoordeling ervan op (zowel administratief als inhoudelijk).
Je onderzoekt en implementeert nieuwe functionaliteiten (in samenwerking met IT) voor de verbetering en voornamelijk automatisering van ondersteunende processen vanuit de dagelijkse werking.
Je staat in voor het agendabeheer en de communicatie rond alle afspraken en meetings van het IOF-team. Je gaat aan de slag met up-to-date tools voor agendaplanning, documenten- en databeheer, de organisatie van vergaderingen, ... om de werking van het team te optimaliseren.
Je draagt bij aan de voorbereiding van vergaderingen, presentaties en, in sommige gevallen, het opmaken van verslagen en de opvolging ervan.

Profiel

Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of hebt een gelijkwaardig niveau door ervaring.
Je bekijkt de dingen graag out-of-the-box en stelt proactief verbeteringen voor die de administratieve processen vlotter en efficiënter kunnen maken.
Je beschikt over een goede kennis van courante IT-tools, en staat te popelen om je onder te dompelen in AI en andere digitale tools die de administratieve werking kunnen verbeteren. Kennis van SAP is een pluspunt.
Je bent communicatief sterk en kan je vlot uitdrukken zowel schriftelijk als mondeling in het Nederlands en in het Engels. Affiniteit en ervaring met diverse communicatiekanalen (website, intranet, LinkedIn...) is een pluspunt.
Je bent een loyale teamspeler, stressbestendig en flexibel ingesteld.
Je hebt een hands-on mentaliteit.
Je hebt zin voor orde en stiptheid en werkt nauwkeurig en efficiënt.
Je bent discreet en kan omgaan met vertrouwelijke gegevens.

Aanbod

Wij bieden een voltijdse tewerkstelling voor onbepaalde duur. Deeltijdse tewerkstelling (80%) behoort tot de mogelijkheden.

Ben je onmiddellijk inzetbaar in alle opdrachten van deze functie dan start je in graad 5. Beloftevolle kandidaten die nog niet alle opdrachten meteen kunnen opnemen of nog een specifiek opleidingstraject moeten doorlopen starten in graad 4.

Interesse
Meer informatie is te verkrijgen bij mevrouw Lina Wauters , tel.:
Meer informatie over de selectieprocedure is te verkrijgen bij de heer Jomme Pierre, tel.:
Solliciteren voor deze vacature kan tot en met 13/05/2024 via onze online sollicitatietoepassing

KU Leuven wil een inclusieve, respectvolle en sociaal veilige gemeenschap zijn. Wij omarmen diversiteit tussen individuen en groepen als een meerwaarde. Open dialoog en verschillen in perspectief zijn noodzakelijk in een ambitieuze onderzoeks- en onderwijsomgeving. In ons streven naar gelijke kansen erkennen wij de gevolgen van historische ongelijkheden. Wij aanvaarden geen enkele vorm van discriminatie op basis van, onder meer, geslacht, genderidentiteit en -expressie, seksuele oriëntatie, leeftijd, etnische of nationale afkomst, huidskleur, levensbeschouwelijke overtuiging, neurodivergentie, arbeidshandicap, gezondheid, of socio-economische status. Bij vragen over toegankelijkheid of aangeboden ondersteuning helpen we je graag op dit e-mailadres.

Sollicitatieprocedure
Arbeidsvoorwaarden
Loopbaanmogelijkheden

Heb je een vraag over de online sollicitatieprocedure? Raadpleeg onze veelgestelde vragen of stuur een e-mail naar
av_timer Tewerkstellingspercentage: Voltijdse of deeltijdse tewerkstelling mogelijk

location_city Locatie : Leuven

timer Solliciteren tot en met:
13/05/2024 23:59 CET

bookmarks Tags: Beleid en beheer, Beleid en beheer