Management Assistant - Gent, België - Claeys & Engels

Claeys & Engels

Geverifieerd bedrijf

Gent, België

5 dagen geleden

Geplaatst door:

Sophie Dubois

beBee Recruiter

Beschrijving

Functieomschrijving

Je bent tewerkgesteld in het kantoor te Gent in een team met 3 collega-assistentes. Je levert administratieve en organisatorische ondersteuning aan meerdere advocaten. Je taken zijn o.a.:

- agenda's beheren en deadlines opvolgen
- eerste telefonische contact in het Nederlands maar ook in het Frans en soms in het Engels
- documenten in Word of PowerPoint opstellen/herlezen en de lay-out verzorgen
- presentaties voorbereiden voor interne vergaderingen, cliënten, seminaries,...
- vergaderingen organiseren en voorbereiden
- cliëntendossiers op punt stellen: papieren en elektronisch klassement
- tijdsprestaties inbrengen in een specifiek softwareprogramma, de facturatie opvolgen en onkostennota's aanmaken
- cliëntendossiers aanmaken, beheren en tijdig afsluiten
- cliëntengegevens aanvullen in de cliënten database
- standaard briefwisseling opmaken in het kader van gerechtelijke procedures, deadlines invoeren in de procedurekalender en conclusies neerleggen via DPA deposit

Profiel
- Je bent in het bezit van een bachelor opleiding (bijvoorbeeld richting management assistant/office management) of een master diploma vertaler-tolk
- Je kiest voor een organisatie waarin positieve werkrelaties, een leuke samenwerking en open communicatie centraal staan.
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands, het Frans en het Engels
- Je bent vertrouwd met MS Office (Outlook, Word, Excel, Powerpoint)
- Je bent nauwkeurig, je hebt uitstekende organisatorische kwaliteiten, je kan anticiperen en je beheert je prioriteiten
- Je bent discreet
- Je werkt graag in team en u kan communiceren op alle niveaus (cliënten, collega's, advocaten, vennoten)
- Je past je gemakkelijk aan ingeval van onvoorziene omstandigheden

Jobgerelateerde competenties
- Gegevens op computer raadplegen, invoeren of bijwerken (aanmaken van badges, inschrijving in registers, rapporten van telefonische oproepen,...)
- Telefonische oproepen aannemen
Doorverbinden naar de gevraagde gesprekspartners
Een boodschap noteren
- Personen informeren en doorverwijzen of begeleiden naar de gevraagde gesprekspartner, dienst of plaats
- Een gesprekspartner adviseren en bijstaan bij administratieve en dagdagelijkse aspecten
- Personen onthalen en hun vraag identificeren
- De activiteiten van een team coördineren
- Aanplakborden, informatie en bedrijfspubliciteit voor bezoekers actueel houden
- De toegang en verplaatsingen van personen binnen de organisatie, sites en lokalen controleren
- Kopiëren, klasseren, intikken, lay-out verzorgen,... van documenten
- Briefwisseling registreren, sorteren, frankeren

Aanbod
- een contract voor onbepaalde duur
- een boeiende organisatie waar je als assistant kan werken in tandem met onze advocaten
- een competitief salaris in functie van uw ervaring
- interessante extralegale voordelen: maaltijdcheques, bedrijfswagen, privé GSM en abonnement, individuele en collectieve bonus, hospitalisatie
- & groepsverzekering
- de meest performante IT-tools
- een aangename werkomgeving met een open bedrijfscultuur
- diverse fun-events met het kantoor
- een optimale integratie onderbouwd door interne opleidingen en coaching door een collega
- de mogelijkheid tot telewerken

Bent u het talent dat wij zoeken ?

Plaats tewerkstelling

9000 GENT

Vereiste studies
- Geen specifieke studievereisten

Werkervaring
- Geen ervaring

Contract
- Vaste Job
- Deeltijds - 22 uren per week
- Dagwerk

Plaats tewerkstelling
- 9000 GENT