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Molenbeek-Saint-Jean

    Summit & Speakers' Management Officer - Sint-Jans-Molenbeek, België - Unique

    Unique
    Unique Sint-Jans-Molenbeek, België

    43 minuten geleden

    UNIQUE background
    Voltijd, 38, Vast contract na interimperiode
    Beschrijving

    Omschrijving:

    RESPONSIBILITIES
    Speakers Management

    • Manages the speakers' management module in the event management tool: creating calls for abstracts, categorising applicants based, creating review pages, exporting reports, creating speakers' platform, managing technical issues and all other back-office issues
    • Prepares and collects material, manages Call for Abstracts process: drafts and launches call, set-up of modules in event management software, management of questions from applicants, drafting and sending of response communications to applicants
    • Drafts and sends communications to Programme Committee, logistical organisation of committee meetings, minute-taking
    • Manages, organises the selected speakers in the event management tool, publishes confirmed speakers on website, liaises with Marketing team to provide programme information for promotional brochure, checks and reminds speaker to register for event, liaises with session managers
    • Liaises, communicates regularly with speakers and ensures follow-up of all questions, necessary documents such as speakers guidelines, terms and conditions, practical information to be drafted and sent to speakers to ensure all necessary documentation is received. Proofreading, editing and minor translations where necessary.
    • Sends relevant documentation to interpreters
    • Ensures Speakers' Management Team is briefed for role on the spot
    • Coordinates speakers' gifts (selection, ordering etc)
    • Coordinates materiel delivery to speakers' room (via pallet)
    • On spot, the person will need to coordinate the set-up of speakers' room, to check all PPTs of the day have been received, follow-up on missing ones, check all speakers have arrived at event venue, follow-up on missing ones
    • Provides administrative support and assistance to speakers
    • Updates website and other channels with programme changes
    • Informs interpreters of changes
    • Liaises with Communication team for upload of PPTs to e-library
    • After the event, the person should draft and send (or liaises with session managers to send) thank you emails and will contribute to post-event report and analysis

    Support to annual summit & event project management unit

    • Organises Internal meetings: room booking, room preparation, catering, smooth running of sessions, video checks, sound checks, agenda preparation and sending, minutes, follow-up;
    • Organises hotel bookings and travel arrangements for the team when required
    • Support the team with Any other logistical or administrative task that could be requested
    Profiel

    PROFILE

    • Experience in a similar position is a key asset (3 years)
    • Excellent communication skills – excellent level of English and French, other languages are an asset
    • Excellent planning and organisational skills
    • Ability to manage time and priorities, stress resistant
    • Sense of initiative, problem solving and proactivity mindset
    • Ability to work in a team and liaise with multiple stakeholders – good interpersonal skills
    • High degree of computer literacy and digital mindset
    • Willingness to travel
    Aanbod

    They offer a friendly, caring and dynamic work atmosphere with a great team of 130 international colleagues, working together on the opportunities and challenges affecting the public transport sector. Based in downtown Brussels with colleagues in different regions of the world, our new colleague will be able to contribute to the service and business excellence of our multi-cultural organisation and membership.

    • salary: gross/month
    • contract: possibility of a permanent contract
    Bedrijfsinfo

    Association sans but lucratif représentants les intérêts du secteur du transport public dans le monde.

  • Travaillerpour

    Management Officer

    1 uur geleden

    Travaillerpour Brussels, België

    **Code de sélection**: · - XNC23366**Diplôme**: · - Bachelier**Type de contrat**: · - Contractuel**Niveau de fonction**: · - B**Type de recrutement**: · - Rosetta - Convention premier emploi**Durée**: · - Durée déterminée**Lieu de travail**: · - 1000 Bruxelles**Temps plein/temps ...

  • Werkenvoor

    Management Officer

    1 uur geleden

    Werkenvoor Brussels, België

    **Jobinhoud**: · Ben jij sterk in **administratie en organisatie**? · Hou jij van een **dynamische werkomgeving**? · Wil je een bijdrage leveren aan het **Belgische voorzitterschap van de Raad van de Europese Unie** en deel uitmaken van deze unieke aangelegenheid? Dan ben jij mis ...

  • FISCALIS FIDUCIA

    Office Manager

    1 uur geleden

    FISCALIS FIDUCIA Anderlecht, België

    **Description de l'entreprise · **Nous sommes une fiduciaire comptable spécialisée en matières fiscale et en professions libérales. · Notre métier consiste à être le partenaire de confiance de nos clients, de les accompagner pas à pas dans leurs projets. Dans cette optique, nous ...

  • Nubios

    Office Manager

    1 uur geleden

    Nubios Brussels, België

    Nubios propose un environnement professionnel dans lequel, nous en sommes convaincus, vous pourrez vous épanouir. Nous sommes impatients d'en discuter avec vous. · **Nubios, créateur de logiciels sur-mesure à Liège.**: · En parallèle, notre pôle consultance offre une réponse comp ...

  • Caudalie Belgique

    Office Manager

    22 uur geleden

    Caudalie Belgique Sint-Gillis, België

    **Contexte** · Nous recherchons un(e) Office Manager résidant sur Bruxelles ou périphérie. Poste à pourvoir dès maintenant. · **Description du poste** · **OFFICE** · - Organisation opérationnelle (billets avion, réservation hôtel ) · - Réception et traitement des appels au siège ...

  • Bright Plus

    Office Manager

    1 uur geleden

    Bright Plus Brussels, België

    **Description**: · Vous effectuerez des tâches administratives: · - Avec vos collègues de l'équipe administrative, vous serez responsable de la gestion des dossiers. · - Les avocats peuvent compter sur vous pour la préparation des dossiers et le soutien administratif. · - La gest ...

  • ALLTEN

    Office Manager

    1 uur geleden

    ALLTEN Elsene, België

    Recolter et diffuser de l'information: · Gestion des documents: · Enregistrer, trier, préindexer et diffuser tout courrier entrant vers son destinataire. · Dactylographier, mettre en page, traduire (FR/EN/NL) et diffuser tous types de documents. · Numériser, classer et archiver l ...

  • Yogurt Kitchen

    Office Manager

    1 dag geleden

    Yogurt Kitchen Elsene, België

    **Le rôle** · Nous recherchons une personne passionnée par l'organisation générale d'une société, venant en soutien à tous les départements. Ainsi, vous travaillerez en étroite collaboration avec tous les membres de l'équipe sur tout type de tâches : commerciales, logistiques, ma ...

  • Ambassade d'Andorre

    Office Manager

    1 uur geleden

    Ambassade d'Andorre Bruxelles Etterbeek, België

    **Description** · Pour son secrétariat, l'Ambassade de la Principauté d'Andorre au Benelux et Mission auprès de l'Union européenne recrute un.e Office Manager (FR / EN / CAT). L'Office Manager exerce ses fonctions avec le soutien de l'assistant.e administratif/ve. · **Résumé du p ...

  • DEUTSCHER CARITASVERBAND E.V.

    Office Manager

    1 dag geleden

    DEUTSCHER CARITASVERBAND E.V. Etterbeek, België

    **Description de l'entreprise · **L'association Deutscher Caritasverband e.V. est l'association d'aide sociale de l'Église catholique et l'association centrale des organismes d'aide sociale indépendants. Le siège fédéral coordonne le travail de l'association ainsi que la représen ...

  • Gentis Recruitment

    Project Management Officer

    1 dag geleden

    Gentis Recruitment Brussels, België

    Notre partenaire, bien implanté dans le paysage belge et localisé sur Bruxelles est à la recherche de son nouveau/sa nouvelle **PMO **pour des projets utiles et durables en Belgique. · **VOTRE MISSION**: · - Être la référence du département en ce qui concerne la gestion documenta ...

  • Corinthia Grand Hotel Astoria Brussels

    Front Office Manager

    1 dag geleden

    Corinthia Grand Hotel Astoria Brussels Brussels, België

    Idéalement situé sur la rue Royale, à quelques minutes de la Grand-Place classée au patrimoine mondial de l'UNESCO, le Corinthia Grand Hotel Astoria est l'endroit idéal pour les voyageurs d'affaires et de loisirs qui souhaitent profiter au maximum de la vie urbaine animée. · Cons ...

  • Accent

    Office Manager Trilingue

    1 uur geleden

    Accent Brussels, België

    PME namuroise Secteur technique Accent Jobs allie la flexibilité d'une agence d'intérim et la qualité d'une agence de sélection. Seuls des emplois pouvant déboucher sur un contrat fixe sont proposés. Pour ce faire, nous pouvons nous appuyer sur 700 collaborateurs passionnés qui a ...

  • Cogerimo

    Junior Office Manager

    1 uur geleden

    Cogerimo Brussels, België

    Le Junior Office Manager joue un rôle essentiel au sein de Cogerimo, family office à taille humaine (<10), actif dans la gérance et gestion immobilière de bâtiments. Les portefeuilles gérés sont constitués majoritairement d'immeubles de bureaux ainsi que de quelques unités réside ...

  • Agence Belge de Développement

    Knowledge Management Officer

    22 uur geleden

    Agence Belge de Développement Brussels, België

    **DÉTAILS DE L'ANNONCE**: · Organisation **:Agence Belge de Développement** · Lieu de l'emploi **:Bruxelles** / **Belgium** · Type d'emploi **:Contrat à durée déterminée** · Type de contrat **:Temps plein** · Fonction **:Expertise/recherche** · Date de publication **:14/02/2023** ...

  • Umicore

    Project Management Officer

    1 uur geleden

    Umicore Brussels, België

    **Belgium - Brussels** · **Rechargeable Battery Materials** · **Information Technology** · **Gepubliceerd op ** · **Over Umicore** · Vermindering van schadelijke voertuigemissies. De auto's van de toekomst van energie voorzien. Een nieuw leven geven aan gebruikte metalen. Wij zij ...

  • VMW

    Project Management Officer

    1 dag geleden

    VMW Schaarbeek, België

    **Waar kom je terecht? · **Bij De Watergroep zijn we op zoek naar een Project Management Officer ter ondersteuning van de Teammanager Programmabeheer en de Manager Engineering Productie en Opslag. · Binnen het interne studiebureau voor de realisatie van de grotere projecten van d ...

  • Select

    Business & Process Management Officer

    1 dag geleden

    Select Berchem, België

    Als Process Management Officer ben je verantwoordelijk voor: · - Je werkt nauw samen met KYC teams om te bekijken waar processen verbeter kunnen worden. · - Je gaat proactief aan de slag met het ontwikkelen en implementeren van deze verbeteringen. · - Je coördineert implementatie ...

  • Unique

    Management Officer

    22 uur geleden

    Unique Zaventem, België

    **Omschrijving**: · Voor een **sterk gevestigd bedrijf in Zaventem **binnen de **autosector **gaan we via deze vacature op zoek naar een **Management Officer.** Hierbij kom je tercht in het departement Véhicle & Logistics. Wat jouw verantwoordelijkheden in deze functie zouden zij ...

  • Tatou Production

    Admin & Office Manager

    1 dag geleden

    Tatou Production Bruxelles Evere, België

    **Contexte**: · Tatou réalise pour le compte de nombreux clients tous types d'événements notamment fête de personnel, conférence, séminaire, lancement de produits, événement public,. Nous fournissons également du personnel qualifié, comme des roadies, des régisseurs techniques et ...